適用於證券及期貨事務監察委員會的註冊人或持牌人的管理、監督及內部監控指引的諮詢文件

目 錄

背 景

引 言

I 管 理 及 監 督

II 責 任 及 職 能 的 劃 分

III 人 事 及 培 訓

IV 資 料 管 理

V 監 察 事 宜

VI 審 計 事 宜

VII 運 作 監 控

VIII 風 險 管 理

附 錄

建 議 的 監 控 技 術 及 程 序

A 運 作 監 控

B 風 險 管 理

 

適 用 於 證 券 及 期 貨 事 務 監 察 委 員 會
的 註 冊 人 或 持 牌 人 的
管 理、 監 督 及 內 部 監 控 指 引

背 景

在 1994 年 2 月, 證 監 會 的 《證 券 及 期 貨 事 務 監 察 委 員 會 註 冊 人 操 守 準 則》 (“該 守 則 ”) 生 效。 該 守 則 適 用 於 根 據 《證 券 條 例》 (第 333 章) 及 《商 品 交 易 條 例》 (第 250 章) 註 冊 的 人, 其 中 包 括 以 下 條 文:

第 4.3 段

“註 冊 人 須 確 保 在 任 何 時 候 都 設 有 妥 善 的 內 部 控 制 程 序 和 財 政 及 操 作 能 力, 而 這 些 程 序 和 能 力 可 合 理 地 預 期 為 足 以 保 障 其 運 作、 客 戶 或 其 他 註 冊 人 免 受 偷 竊、 欺 詐 或 不 誠 實 的 行 為、 專 業 上 的 行 為 不 當 或 不 作 為 等 所 引 起 的 金 錢 損 失。”

在 1994 年 7 月, 證 監 會 亦 發 出 《適 用 於 根 據 《槓 桿 式 外 匯 買 賣 條 例》 獲 發 牌 照 的 人 士 的 業 務 操 守 指 引》, 其 中 包 括 以 下 條 文:

第 9.2 (a) 段

“持 牌 買 賣 商 應 設 立 適 當 的 內 部 管 理 制 度, 以 識 別、 監 察 及 控 制 與 業 務 有 關 的 風 險, 同 時 持 牌 買 賣 商 可 合 理 地 預 期, 這 項 制 度 可 保 障 其 業 務 免 受 盜 竊、 欺 詐 及 其 他 作 為 或 不 作 為 而 引 致 的 財 務 損 失。”

此 外, 在 1995 年 3 月, 證 監 會 發 出 《適 用 於 註 冊 人 的 衍 生 工 具 場 外 交 易 活 動 的 核 心 運 作 和 財 務 風 險 管 理 機 制》, 載 列 國 際 證 券 事 務 監 察 委 員 會 組 織 (“國 際 證 監 會 組 織”) 就 下 述 事 宜 向 證 券 監 管 機 構 提 供 的 指 引:

“. . . . . . . . . . . 監 管 機 構 在 因 應 其 個 別 的 監 管 權 力 和 取 向 後, 應 該 促 進 或 鼓 勵 受 監 管 的 證 券 中 介 團 體 使 用 哪 些 管 理 控 制 機 制。”

證 監 會 正 式 採 納 國 際 證 監 會 組 織 在 上 述 文 件 提 供 的 指 引, 藉 以 申 明 註 冊 人 如 參 與 衍 生 工 具 場 外 交 易 活 動, 最 起 碼 要 設 立 哪 些 理 想 的 管 理 監 控 機 制 及 程 序。

ˆ 目 錄

引 言

以 下 的 指 引 說 明, 在 缺 乏 任 何 特 別 考 慮 或 沒 有 出 現 任 何 特 殊 情 況 之 下, 就 註 冊 人 及 持 牌 買 賣 商 獲 註 冊 或 獲 發 牌 經 營 的 業 務 運 作 方 式 而 言, 證 監 會 打 算 以 何 種 方 式 執 行 職 能, 以 確 保 所 有 註 冊 人 及 持 牌 買 賣 商 均 適 宜 註 冊。

儘 管 本 指 引 並 沒 有 法 律 效 力, 及 不 應 詮 釋 作 為 凌 駕 於 任 何 適 用 的 法 規、 守 則 或 其 他 監 管 規 定, 以 及 即 使 未 能 遵 守 本 指 引 並 不 會 自 動 引 致 註 冊 人 及 持 牌 買 賣 商 (如 以 下 所 界 定) 遭 受 檢 控, 但 如 果 他 們 未 能 實 質 遵 守 指 引 的 條 文, 則 可 能 對 該 註 冊 人∕持 牌 買 賣 商 會 否 適 合 繼 續 獲 准 註 冊∕發 牌 一 事 有 負 面 影 響。

假 如 註 冊 人∕持 牌 買 賣 商 未 能 符 合 本 指 引 內 所 載 之 目 的, 則 在 考 慮 他 們 是 否 繼 續 適 合 獲 准 註 冊∕發 牌 時, 證 監 會 的 職 員 會 採 取 實 事 求 是 的 態 度, 並 顧 及 所 有 有 關 的 環 境 因 素。 例 如, 獨 資 經 營 商 在 職 能 劃 分 方 面 遇 到 的 困 難 亦 會 在 考 慮 之 列。 此 外, 證 監 會 職 員 亦 會 考 慮 管 理 階 層 所 採 取 的 管 理 及 監 督 措 施 能 否 彌 補 不 足 之 處。

本 指 引 是 關 於 根 據 《證 券 條 例》 (第 333 章) 註 冊 的 交 易 商、 交 易 合 夥 商 行、 投 資 顧 問 及 投 資 顧 問 合 夥 商 行; 根 據 《商 品 交 易 條 例》 (第 2 5 0 章) 註 冊 的 交 易 商 及 商 品 交 易 顧 問 (以 下 統 稱 “註 冊 人”); 及 根 據 《槓 桿 式 外 匯 買 賣 條 例》 (第 4 5 1 章) 獲 發 給 牌 照 的 持 牌 槓 桿 式 外 匯 買 賣 商 (以 下 統 稱 “持 牌 買 賣 商”) 如 何 組 織、 管 理 及 運 作 其 各 自 獲 註 冊∕發 牌 經 營 的 業 務, 特 別 是 涉 及 它 們 有 否 設 立 滿 意 的 內 部 監 控 和 內 部 管 理 制 度 (以 下 統 稱 “內 部 監 控”)。

一 般 來 說, “內 部 監 控” 指 有 關 業 務 為 著 就 下 列 事 宜 提 供 合 理 保 證 而 採 納 的 安 排 和 運 作 方 式:

(a) 能 有 秩 序 及 具 效 率 地 經 營 業 務;
(b) 保 障 該 業 務 及 其 客 戶 的 資 產;
(c) 保 存 完 備 的 紀 錄, 以 及 確 保 該 業 務 內 部 所 使 用 的 和 對 外 公 布 的 財 務 和 其 他 資 料 都 是 可 靠 的; 及
(d) 遵 守 所 有 適 用 的 法 規 和 監 管 規 定。

證 監 會 藉 著 本 指 引 就 其 要 求 的 內 部 監 控 向 註 冊 人 及 持 牌 買 賣 商 提 供 具 體 指 引。 然 而, 由 於 這 些 公 司 的 組 織 和 法 律 架 構, 及 其 業 務 性 質 和 範 圍 均 有 重 大 差 異, 所 以 並 沒 有 一 套 放 諸 四 海 皆 準 的 內 部 監 控 技 術 和 程 序, 足 以 確 保 公 司 的 內 部 監 控 是 足 夠 的。 此 外, 必 須 強 調 的 是 這 些 指 引 並 沒 有 打 算, 亦 不 應 詮 釋 作 為 就 有 關 事 宜 作 出 巨 細 無 遺 的 處 理。

每 名 註 冊 人∕持 牌 買 賣 商 的 內 部 監 控 需 要 可 能 有 所 差 別, 而 只 有 透 過 透 徹 地 分 析 每 家 公 司 的 個 別 架 構 和 業 務 運 作 及 需 要, 才 能 確 定 其 所 需 的 內 部 監 控。 註 冊 人∕持 牌 買 賣 商 及 該 公 司 的 高 層 管 理 人 員 (為 方 便 起 見, 以 下 統 稱 “管 理 層”, 而 視 乎 情 況 而 定, “管 理 層” 一 詞 可 包 括 該 公 司 的 董 事 局、 獨 資 經 營 者、 行 政 總 裁、 董 事 總 經 理 或 其 他 負 責 運 作 管 理 的 高 層 人 員) 須 對 公 司 所 執 行 的 內 部 監 控 制 度 的 完 善 程 度 和 效 用 負 上 最 終 的 責 任。

本 指 引 說 明 妥 善 的 內 部 監 控 制 度 所 應 有 的 主 要 監 控 措 施 和 特 點, 以 及 有 哪 些 有 效 方 法 可 令 內 部 監 控 制 度 具 備 這 些 特 點。 證 監 會 在 評 估 某 家 公 司 的 內 部 監 控 制 度 是 否 妥 善 時, 將 會 顧 及 每 家 公 司 的 個 別 情 況。

ˆ 目 錄

I . 管 理 及 監 督

目 的
須 設 立、 以 文 件 記 錄 及 維 持 有 效 的 管 理 及 組 織 架 構, 以 確 保 業 務 運 作 得 以 健 全 地、 高 效 率 地 和 有 效 地 運 作。

監 控 指 引

1 . 管 理 層 應 對 該 公 司 的 運 作 承 擔 全 部 責 任, 包 括 制 定 和 執 行 該 公 司 的 內 部 監 控 制 度, 確 保 其 持 續 有 效 及 該 公 司 的 董 事 和 僱 員 遵 守 有 關 制 度。

2 . 公 司 內 部 應 有 定 期 和 有 效 的 溝 通, 以 確 保 管 理 層 得 以 持 續 地 和 及 時 地 瞭 解 公 司 的 運 作 和 財 政 狀 況, 包 括 公 司 所 承 受 的 質 量 風 險 或 已 察 覺 的 弱 點, 未 能 遵 守 法 律 和 監 管 規 定 的 情 況, 以 及 在 整 體 上 公 司 的 運 作 是 否 符 合 既 定 商 業 目 的。

3 . 公 司 內 部 的 匯 報 途 徑 應 清 楚 界 定, 以 及 監 督 和 匯 報 職 責 應 指 派 予 合 適 的 職 員 執 行。

4 . 與 授 權 和 審 批 有 關 的 詳 細 政 策 和 程 序, 以 及 重 要 職 位 的 權 力, 應 清 楚 地 予 以 界 定 和 傳 達 予 各 職 員, 並 予 以 遵 守。

5 . 管 理 層 應 確 保 負 責 管 理 及 監 督 職 能 的 人 士, 均 具 備 合 適 資 格, 並 且 經 驗 豐 富。

ˆ 目 錄

I I . 責 任 及 職 能 的 劃 分

目 的

主 要 的 責 任 及 職 能 須 適 當 地 予 以 劃 分, 特 別 是 當 某 些 責 任 及 職 能 若 由 同 一 人 執 行 時, 可 能 會 導 致 未 有 察 覺 的 錯 誤, 或 容 易 為 違 規 者 有 機 可 乘, 致 令 公 司 或 客 戶 蒙 受 不 適 當 的 風 險。

監 控 指 引

1 . 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 管 理 層 應 確 保 政 策 的 制 定、 監 督 及 其 他 內 部 覆 核, 或 諮 詢 職 能 等 責 任 (包 括 公 司 可 能 有 設 立 的 監 察 及 內 部 審 計 職 能), 均 有 效 地 與 前 線 業 務 的 運 作 分 立。 這 種 劃 分 旨 在 確 保 管 理 層 建 立 的 監 督 及 其 他 內 部 監 控 措 施, 得 以 充 分 發 揮 效 力。

2 . 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 運 作 職 能 (包 括 但 不 限 於 銷 售、 交 易、 會 計 及 交 收 等 職 能) 應 有 效 地 加 以 劃 分, 以 盡 量 減 少 出 現 衝 突、 錯 誤 或 濫 權 而 令 公 司 或 客 戶 蒙 受 不 適 當 的 風 險 的 可 能 性。 有 關 方 面 亦 須 加 倍 留 意, 確 保 在 可 能 存 在 利 益 衝 突 的 情 況 時, 銷 售 及 交 易 均 與 研 究 的 職 能 分 立。 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 研 究 與 公 司 財 務 的 職 能 也 應 劃 分, 以 維 持 研 究 職 能 的 客 觀 性。

3 . 在 可 能 的 情 況 下, 應 確 保 監 察 及 內 部 審 計 的 職 能 得 以 有 效 地 劃 分, 並 獨 立 於 運 作 及 有 關 的 監 督 職 能 之 外, 以 便 直 接 向 管 理 層 匯 報。

ˆ 目 錄

I I I . 人 事 及 培 訓

目 的

為 確 保 公 司 的 運 作 和 內 部 監 控 政 策 和 程 序, 及 公 司 本 身 和 其 僱 員 須 遵 守 的 法 律 與 監 管 規 定 在 入 職 時 及 其 後 持 續 地 獲 得 遵 守, 公 司 須 在 充 分 考 慮 培 訓 需 要 後, 制 定 適 當 的 招 聘 及 培 訓 政 策。

監 控 指 引

1 . 管 理 層 應 實 施 適 當 的 程 序, 以 確 保 公 司 得 以 聘 請 稱 職 的 人 選, 而 這 些 人 選 已 根 據 有 關 要 求, 在 適 用 的 監 管 機 構 取 得 所 需 的 註 冊。

2 . 所 有 代 表 公 司 提 供 服 務 的 職 員 及 其 他 人 士, 應 獲 得 充 分 及 最 新 的 公 司 政 策 和 程 序 等 文 件 資 料, 而 有 關 內 部 監 控 及 私 人 買 賣 的 資 料 亦 應 包 括 在 內。

3 . 管 理 層 應 確 保 職 員 獲 提 供 充 分 的 入 職 及 持 續 培 訓, 以 配 合 職 員 執 行 特 定 職 責。 公 司 的 培 訓 計 劃 應 合 理 地 確 保 職 員 通 過 在 職 培 訓 或 在 適 當 情 況 下, 通 過 循 序 漸 進 課 程, 擁 有 或 獲 得 適 當 而 實 用 的 經 驗。

ˆ 目 錄

I V . 資 料 管 理

目 的

須 制 定 適 當 的 政 策 及 程 序, 確 保 所 有 與 公 司 業 務 運 作 有 關 的 資 料, 包 括 以 文 件 及 電 子 方 式 存 儲 的 數 據 是 完 整、 連 貫、 保 密、 齊 備、 可 靠 和 詳 盡 的。

監 控 指 引

1 . 無 論 有 關 資 料 是 否 以 實 物 或 電 子 方 式 存 儲, 資 料 的 管 理 應 由 具 備 資 格 及 有 經 驗 的 職 員 負 責。

2 . 管 理 層 應 確 保 公 司 的 運 作 及 資 料 管 理 系 統, 包 括 電 子 數 據 處 理 系 統, 均 配 合 公 司 的 需 要, 並 在 保 密 及 有 充 分 監 控 的 環 境 下 運 作。

3 . 應 明 確 界 定 資 料 管 理 的 匯 報 的 要 求, 以 確 保 公 司 可 妥 善 和 及 時 地 預 備 所 需 的 內 部 及 對 外 報 告, 包 括 有 關 監 管 機 構 及 自 我 監 管 機 構 所 規 定 呈 交 的 報 告。

4 . 應 以 充 分 的 文 件 載 述 資 料 管 理 系 統 的 設 計 及 施 行 計 劃 的 重 要 部 分, 並 定 期 加 以 檢 討, 以 確 保 系 統 達 致 預 期 效 果。

5 . 應 施 行 適 當 而 有 效 的 電 子 數 據 處 理 及 保 密 政 策, 以 防 止 或 偵 察 出 任 何 錯 誤、 遺 漏 或 有 人 未 經 授 權 而 擅 自 對 公 司 的 數 據 處 理 系 統 (電 子 或 其 他 形 式 的 系 統) 及 數 據 (包 括 所 有 由 公 司 擁 有 的 保 密 資 料, 例 如 客 戶 的 個 人 及 財 務 資 料、 容 易 引 起 價 格 波 動 的 資 料 等), 進 行 加 插、 更 改、 刪 除 或 侵 入 等 活 動。

6 . 管 理 層 應 建 立 並 維 持 有 效 的 紀 錄 保 存 政 策, 以 確 保 一 切 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定 均 獲 得 遵 守; 同 時 令 公 司 本 身、 其 核 數 師 和 其 他 有 關 的 機 構, 如 交 易 所、 結 算 所 和 證 監 會 等, 得 以 定 期 及 就 個 別 個 案 進 行 全 面 的 檢 討 或 調 查。

ˆ 目 錄

V . 監 察 事 宜 1

1 請 注 意 本 部 分 關 乎 公 司 在 監 察 方 面 的 責 任 , 監 控 指 引 不 應 視 作 只 適 用 於 執 行 監 察 職 能 的 職 員 。 我 們 應 瞭 解 到 除 該 等 獲 指 派 專 責 執 行 監 察 職 務 的 職 員 外 , 部 分 與 監 察 有 關 的 職 能 亦 會 由 其 他 職 員 執 行 。

 

  1. 目 的

    須 制 定 並 維 持 適 當 的 政 策 及 程 序, 以 確 保 公 司 遵 守 所 有 適 用 的 法 律 及 監 管 規 定, 以 及 公 司 本 身 的 內 部 政 策 和 程 序。

    監 控 指 引

    1 . 管 理 層 應 在 公 司 內 部 建 立 並 維 持 適 當 而 有 效 的 監 察 職 能。 除 受 到 公 司 規 模 所 限, 這 個 職 能 應 獨 立 於 所 有 運 作 及 業 務 職 能, 並 直 接 向 管 理 層 匯 報。

    2 . 管 理 層 應 確 保 執 行 有 關 監 察 職 責 的 職 員 擁 有 所 需 的 技 能、 資 歷 及 經 驗, 以 便 有 效 地 執 行 有 關 職 責。

    3 . 管 理 層 應 建 立 並 執 行 明 確 的 政 策, 以 確 保 監 察 職 能 涵 蓋 公 司 運 作 的 各 個 有 關 層 面, 包 括 有 權 獲 得 所 需 的 紀 錄 和 文 件 資 料 而 不 受 制 肘。

    4 . 執 行 監 察 職 能 的 職 員 應 與 管 理 層 攜 手 建 立、 維 持 並 執 行 有 效 的 監 察 程 序, 而 這 些 程 序 須 涵 蓋 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定, 如 適 用 的 話, 包 括: 註 冊 / 發 牌 及 財 政 資 源 規 定; 紀 錄 保 存 (作 為 向 管 理 層 及 監 管 機 構 作 出 匯 報、 審 計 及 調 查 之 用); 業 務 經 營 手 法 (如 操 守 準 則; 經 紀 回 佣 及 非 金 錢 利 益 的 處 理 方 法; 及 研 究 報 告 的 擬 備、 批 核 及 發 布 等); 洗 黑 錢 活 動 的 防 範; 內 部 監 控 事 宜; 有 關 客 戶、 公 司 本 身 及 職 員 的 交 易 的 規 定 等。

    5 . 管 理 層 應 建 立、 維 持 及 執 行 政 策 和 程 序, 以 確 保 客 戶 的 投 訴 能 獲 得 妥 善 處 理, 並 且 迅 速 採 取 合 適 的 補 救 措 施。 投 訴 程 序 必 須 以 書 面 進 行。 在 可 能 情 況 下, 負 責 就 投 訴 展 開 調 查 的 職 員, 應 該 與 投 訴 個 案 無 直 接 關 係。

    6 . 執 行 監 察 職 能 的 職 員 如 發 現 公 司 或 其 職 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 法 律 及 監 管 規 定, 或 公 司 本 身 的 政 策 及 程 序, 應 立 即 向 管 理 層 匯 報, 此 外, 如 管 理 層 發 現 公 司 或 其 職 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 有 關 法 律 及 監 管 規 定, 亦 應 立 即 通 知 交 易 所、 結 算 所 及 證 監 會。

ˆ 目 錄

V I . 審 計 事 宜

目 的

須 制 定 及 維 持 審 計 政 策 和 有 關 的 覆 核 職 能 2 , 從 而 客 觀 地 就 公 司 的 管 理、 運 作 及 內 部 監 控 的 充 分 程 度、 效 用 和 效 率 作 出 審 視、 評 估 及 報 告。

2 覆 核 職 能 可 由 任 何 符 合 有 關 技 能、 經 驗 及 資 格 條 件 的 職 員 或 外 間 的 顧 問 (如 外 界 核 數 師) 負 責。 覆 核 職 能 有 別 於 法 定 的 審 計 工 作, 法 定 的 審 計 工 作 僅 就 公 司 的 管 理 層、 監 督 及 內 部 監 控 制 度 提 供 有 限 確 認。 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 覆 核 職 能 應 由 公 司 的 審 計 委 員 會 監 督 執 行 。

  1. 監 控 指 引

    1 . 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 管 理 層 應 設 立 獨 立 而 客 觀, 但 沒 有 運 作 責 任 的 內 部 審 計 職 能, 而 有 關 人 員 可 以 直 接 與 管 理 層 或 審 計 委 員 會 (如 有 設 立 的 話) 溝 通。

    2 . 應 訂 明 清 楚 的 職 權 範 圍, 明 確 列 出 外 間 審 計 職 能, 以 及 內 部 審 計 職 能 (如 有 設 立 的 話) 的 工 作 範 圍、 目 的、 方 法 及 匯 報 規 定, 並 清 楚 界 定 內 部 及 外 間 核 數 師 彼 此 的 角 色、 責 任 及 工 作 關 係。

    3 . 管 理 層 應 確 保 執 行 覆 核 職 能 的 人 士 具 備 所 需 的 專 業 技 能 及 經 驗。

    4 . 管 理 層 應 確 保 所 執 行 的 審 計 及 覆 核 工 作 均 有 充 分 的 策 劃、 控 制 及 紀 錄; 就 所 有 審 計 結 果、 結 論 及 建 議 向 管 理 層 及 時 作 出 匯 報; 以 及 確 保 在 有 關 的 報 告 內 重 點 指 出 的 事 項 或 風 險, 均 獲 得 跟 進 及 妥 善 解 決。

ˆ 目 錄

V I I . 運 作 監 控

目 的

制 定 及 維 持 關 於 公 司 日 常 業 務 運 作 的 有 效 政 策、 運 作 程 序 和 監 控 措 施, 並 確 保 有 關 政 策、 程 序 及 監 控 措 施 獲 得 遵 守。 有 關 運 作 程 序 及 監 控 措 施 的 有 效 性, 取 決 於 它 們 能 否 確 保:

a) 公 司 與 客 戶 之 間 有 效 地 交 換 資 料, 包 括 客 戶 向 公 司 提 供 資 料, 以 及 按 規 定 向 客 戶 披 露 資 料;
b) 公 司 的 交 易 手 法 的 持 正 程 度, 包 括 以 公 正、 誠 實 及 專 業 的 態 度 對 待 所 有 客 戶;
c) 妥 善 保 管 公 司 與 其 客 戶 的 資 產;
d) 公 司 保 存 完 備 的 紀 錄, 以 及 確 保 這 些 文 件 的 內 容 及 在 公 司 內 部 使 用 的 或 對 外 公 布 的 資 料 是 可 靠 的; 及
e) 公 司 及 代 表 公 司 行 事 的 人 遵 守 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定。

監 控 指 引

1 . 管 理 層 應 制 定 及 維 持 適 當 程 序, 以 便 在 開 立 帳 戶 之 前 取 得 及 確 認 關 於 每 位 客 戶 的 資 料, 從 而 確 定 客 戶、 帳 戶 實 益 持 有 人 及 經 授 權 發 出 指 示 的 人 的 真 正 身 分、 客 戶 的 財 政 狀 況 及 客 戶 的 投 資 經 驗 與 目 標。

2 . 凡 公 司 受 全 權 委 託 處 理 客 戶 的 帳 戶, 便 應 採 用 適 當 程 序, 以 確 保 在 行 使 有 關 權 力 時 所 依 據 的 條 款 及 條 文, 已 明 確 及 有 效 地 傳 達 予 該 客 戶, 以 及 只 會 代 客 戶 執 行 符 合 該 客 戶 的 投 資 策 略 和 目 標 的 交 易。

3 . 如 公 司 透 過 提 供 投 資 意 見 賺 取 酬 金, 或 與 客 戶 訂 立 合 約 顧 問 安 排, 而 在 經 營 此 等 業 務 時, 會 作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見, 則 公 司 應 採 用 適 當 程 序, 以 確 保 有 關 的 建 議 和 意 見 是 經 過 深 入 分 析 及 考 慮 過 各 項 選 擇 後 才 作 出 的, 同 時 亦 適 合 有 關 的 客 戶。 公 司 應 記 錄 及 保 存 作 出 有 關 建 議 和 意 見 背 後 的 理 據 資 料。

4 . 應 制 定 具 體 政 策 和 程 序, 藉 以 減 低 公 司 或 其 職 員 與 客 戶 之 間 出 現 利 益 衝 突 的 可 能 性, 以 及 當 實 際 或 表 面 的 利 益 衝 突 不 能 合 理 地 避 免 時, 確 保 客 戶 掌 握 所 有 關 於 事 件 的 性 質 及 有 關 利 益 衝 突 可 能 引 起 的 後 果 的 資 料, 以 及 在 所 有 情 況 下 都 得 到 公 平 對 待。

5 . 管 理 層 應 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序, 以 確 保 當 公 司 或 其 職 員 與 客 戶 的 交 易 涉 及 重 大 的 利 害 關 係 時, 這 項 事 實 得 以 披 露, 而 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 有 關 事 實 應 在 執 行 有 關 交 易 之 前 向 客 戶 披 露。

6 . 管 理 層 應 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序, 以 確 保 客 戶 的 買 賣 盤 以 公 平 和 公 正 的 方 式 處 理, 以 及 在 所 有 情 況 下 都 符 合 各 項 守 則 或 法 規 所 訂 定 有 關 處 理 買 賣 盤 的 規 定。 尤 其 是 應 保 留 清 晰 而 全 面 的 審 計 線 索, 以 便 準 確 地 記 錄 所 有 客 戶 及 來 自 公 司 內 部 的 買 賣 盤, 由 接 獲 或 發 出 以 至 獲 得 執 行 及 進 行 交 收 的 整 個 過 程, 包 括 接 獲 或 發 出 買 賣 盤、 執 行 買 賣 盤 及 交 收 的 時 間, 例 如 在 買 賣 盤 紙 之 上 按 時 序 加 上 編 號 及 打 上 時 間 印 記。

7 . 管 理 層 應 制 定 及 執 行 程 序, 以 確 保 備 有 適 當 的 防 範 措 施, 防 止 公 司 或 其 職 員 利 用 容 易 影 響 價 格 波 動 的 保 密 資 料 謀 取 利 益, 或 以 內 幕 人 士 或 其 代 表 的 身 分 執 行 交 易, 違 反 《證 券 (內 幕 交 易) 條 例》 (第 3 9 5 章)。

8 . 管 理 層 應 制 定 及 維 持 適 當 及 有 效 的 交 易 及 檢 討 交 易 過 程 的 程 序, 藉 以 防 止 或 偵 查 錯 誤、 遺 漏、 欺 詐 及 其 他 未 經 授 權 或 不 當 的 活 動, 以 及 確 保 代 客 戶 進 行 的 交 易 獲 得 公 平 而 及 時 的 分 配。

9 . 應 制 定 及 遵 守 適 當 而 有 效 的 程 序, 以 保 障 公 司 及 其 客 戶 的 資 產 不 會 因 盜 竊、 欺 詐 及 其 他 擅 自 挪 佔 的 行 為 而 蒙 受 損 失。 尤 其 是 應 清 楚 界 定 公 司 及 其 職 員 在 獲 取、 處 置 及 以 其 他 方 式 調 動 或 使 用 公 司 或 其 客 戶 資 產 方 面 的 權 力, 並 嚴 加 遵 守。 應 妥 善 保 管 所 有 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 資 產, 以 及 立 即 將 資 產 存 放 在 適 當 的 銀 行 帳 戶 或 證 券 存 管 處。 此 外, 應 維 持 足 夠 及 可 靠 的 審 計 線 索, 以 便 公 司 防 止、 偵 查 及 調 查 涉 嫌 的 不 當 行 為。

1 0 . 應 定 期 將 公 司 的 內 部 紀 錄 及 報 告 與 由 第 三 者, 例 如 結 算 所、 銀 行、 託 管 商、 交 易 對 手 及 執 行 買 賣 盤 的 經 紀 所 發 出 的 加 以 核 對, 從 而 識 別 出 是 否 有 任 何 錯 誤、 遺 漏 或 資 產 誤 置 的 情 況, 以 便 採 取 行 動。 有 關 的 核 對 工 作 應 由 適 當 的 高 級 職 員 負 責 查 對∕覆 核 和 批 准。

ˆ 目 錄

V I I I . 風 險 管 理

目 的

須 建 立 並 維 持 有 效 的 政 策 及 程 序, 以 確 保 公 司 及 (如 適 用) 其 客 戶 所 承 受 的 風 險 獲 得 適 當 的 管 理, 特 別 是 關 於 如 何 識 別 和 量 化 這 些 風 險 (不 論 這 些 風 險 屬 財 務 風 險 或 其 他 形 式 的 風 險) 的 政 策 及 程 序; 同 時 亦 確 保 管 理 層 取 得 及 時 而 充 分 的 資 料, 以 便 採 取 適 當 而 及 時 的 行 動 去 規 限, 或 妥 善 地 管 理 有 關 的 風 險。

監 控 指 引

1 . 應 由 風 險 管 理 職 能 制 定 適 當 及 有 效 的 風 險 管 理 政 策, 並 監 察 其 執 行。 視 乎 個 別 公 司 的 情 況 而 定, 這 個 部 門 應 由 足 夠 數 目 的、 符 合 資 歷 且 經 驗 豐 富 的 專 業 人 士 組 成。

2 . 應 建 立 並 遵 照 適 當 而 有 效 的 程 序, 以 合 理 地 確 保 公 司 因 客 戶 失 責 或 市 場 情 況 改 變 而 蒙 受 財 務 或 其 他 損 失 的 風 險, 得 以 維 持 在 可 接 受 及 適 當 的 水 平。 公 司 應 只 在 其 擁 有 所 需 的 財 政 及 管 理 能 力 的 情 況 下 才 可 持 倉。

3 . 公 司 如 本 身 亦 參 與 買 賣, 則 應 訂 立 適 當 的 買 賣 限 額 及 持 倉 限 額, 並 且 應 視 乎 公 司 業 務 規 模 每 隔 適 當 時 候 便 加 以 監 控, 以 及 在 每 日 收 市 後 加 以 覆 核, 以 作 為 例 行 處 理 程 序 的 其 中 一 環; 應 及 時 檢 查 及 覆 核 適 用 的 買 賣 及 持 倉 限 額 及 其 他 風 險 管 理 措 施, 以 確 保 有 關 措 施 得 以 發 揮 效 力。

4 . 應 每 隔 適 當 時 候 進 行 全 面 的 檢 討, 如 業 務、 運 作 或 主 要 職 員 出 現 重 大 變 動, 必 須 確 保 公 司 因 欺 詐、 錯 誤 及 遺 漏、 干 擾, 或 其 他 運 作 上 或 監 控 上 的 錯 失 而 蒙 受 財 務 或 其 他 損 失 的 風 險, 得 以 維 持 在 可 接 受 及 適 當 的 水 平。

5 . 應 定 期 向 管 理 層 呈 交 適 當 的 風 險 報 告, 如 發 現 任 何 重 大 偏 差, 應 立 即 向 管 理 層 匯 報。

6 . 管 理 層 應 清 楚 界 定 其 風 險 政 策, 並 配 合 其 業 務 的 策 略、 規 模、 複 雜 程 度 和 可 承 受 的 風 險, 建 立 及 維 持 風 險 量 度 及 申 報 方 法。

ˆ 目 錄

附 錄

建 議 的 監 控 措 施 及 程 序

本 附 錄 詳 述 金 融 業 的 註 冊 人 / 持 牌 買 賣 商 普 遍 採 用 的 各 種 內 部 監 控 措 施 及 程 序。 這 些 措 施 及 程 序 並 不 構 成, 亦 不 應 視 為 一 份 巨 細 無 遺 地 或 全 面 地 羅 列 出 適 用 的 或 相 關 的 內 部 監 控 措 施 及 程 序 的 清 單。 這 些 措 施 及 程 序 是 一 些 建 議 的 方 法, 如 能 有 效 地 加 以 運 用, 可 協 助 註 冊 人 / 持 牌 買 賣 商 建 立 穩 健 的 內 部 監 控 制 度, 並 有 助 他 們 遵 守 有 關 法 律 及 監 管 規 定。 然 而, 每 位 註 冊 人 / 持 牌 買 賣 商 在 設 計 及 施 行 其 內 部 監 控 制 度 時, 均 應 謹 慎 考 慮 其 業 務 的 特 質 及 個 別 需 要。

本 附 錄 內 的 監 控 措 施 及 程 序, 涉 及 《管 理、 監 督 及 內 部 監 控 指 引》 第 V I I 及 V I I I 章 所 載 的 運 作 監 控 與 風 險 管 理 等 部 分。 鑒 於 這 些 部 分 一 般 適 用 於 大 部 分 註 冊 人 / 持 牌 買 賣 商, 因 此 詳 加 載 述。 註 冊 人∕持 牌 買 賣 商 不 一 定 要 採 用 本 附 錄 所 建 議 的 內 部 監 控 措 施 及 程 序, 而 即 使 採 用 該 等 建 議, 亦 不 保 證 公 司 擁 有 滿 意 的 內 部 監 控。

 

A . 運 作 監 控

開 立 及 處 理 客 戶 帳 戶

1 . 應 明 確 界 定 並 遵 照 規 定 的 開 戶 程 序。 有 關 程 序 可 包 括:

a) 記 錄 並 保 留 所 有 有 關 的 客 戶 資 料 (例 如 客 戶 的 真 確 身 分、 帳 戶 的 實 益 持 有 人 及 經 授 權 可 發 出 指 令 的 代 表, 以 及 客 戶 的 財 務 狀 況、 投 資 經 驗、 目 的 等)、 有 關 的 簽 署 式 樣 及 證 明 文 件 等, 以 供 日 後 參 照 之 用;
b) 按 照 由 管 理 層 批 准 的 準 則, 覆 閱 及 確 認 所 收 集 的 客 戶 資 料;
c) 確 保 就 公 司 及 公 司 所 提 供 的 服 務 而 言, 客 戶 已 獲 提 供 充 分 的 資 料, 並 獲 得 其 他 相 關 文 件, 例 如 有 關 的 風 險 披 露 聲 明 (特 別 是 當 公 司 獲 全 權 委 託 操 作 客 戶 的 帳 戶, 或 將 會 代 客 戶 買 賣 衍 生 金 融 產 品)、 收 費 性 質 及 範 圍、 公 司 可 能 徵 收 的 罰 款 及 其 他 費 用 等 資 料;
d) 確 保 客 戶 充 分 獲 得 有 關 其 權 益 的 資 料, 包 括 在 其 中 一 項 投 資 者 賠 償 基 金 安 排 下 所 得 到 的 賠 償 保 障 (如 適 用);
e) 根 據 有 關 的 法 律、 規 則、 規 例 及 守 則, 促 使 客 戶 簽 署 開 戶 協 議 書; 及
f) 由 指 定 的 職 員 覆 核 及 批 准 新 的 開 戶 申 請 和 對 現 存 帳 戶 所 作 的 修 改, 包 括 覆 核 有 關 的 證 明 文 件。

2 . 如 客 戶 開 立 全 權 委 託 帳 戶, 應 實 施 及 遵 照 特 別 的 程 序, 這 些 程 序 可 包 括:

a) 簽 署 全 權 委 託 帳 戶 協 議 書, 而 這 些 協 議 書 須 載 列 客 戶 的 投 資 目 的 和 策 略, 以 及 行 使 酌 情 權 時 須 依 據 的 有 關 條 款 及 條 件;
b) 由 指 定 職 員 定 期 檢 視 帳 戶 的 買 賣 情 況, 而 這 些 職 員 概 與 處 理 帳 戶 的 職 員 無 涉;
c) 就 帳 戶 結 餘 及 交 易 詳 情, 定 期 向 客 戶 提 供 結 單 和 及 時 的 特 別 報 告, 尤 其 是 當 帳 戶 結 餘 跌 低 於 協 議 的 水 平, 或 當 該 帳 戶 的 大 額 買 賣 盤 正 待 執 行 或 剛 執 行 完 畢; 及
d) 清 楚 劃 分 投 資 決 策 過 程 及 交 易 過 程: 填 妥 買 賣 盤 紙 (類 似 非 全 權 委 託 代 理 業 務 所 使 用 的 買 賣 盤 紙) 後, 在 買 賣 盤 紙 上 打 上 時 間 印 記, 以 記 錄 發 出 買 賣 盤 的 真 正 時 間。

提 供 投 資 意 見

3 . 如 公 司 透 過 提 供 投 資 意 見 賺 取 酬 金, 或 與 客 戶 訂 立 合 約 顧 問 安 排, 而 在 經 營 此 等 業 務 時, 作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見, 應 實 施 並 遵 照 特 別 的 程 序, 這 些 程 序 可 包 括:

a) 就 研 究 工 作 的 充 分 程 度, 及 有 關 投 資 建 議 及 意 見 所 依 據 的 文 件 的 擬 備 及 保 存, 制 定 清 晰 的 規 定 和 程 序;
b) 以 書 面 向 客 戶 提 供 適 用 於 所 推 介 的 投 資 計 劃 的 有 關 費 用、 收 費 及 罰 款 詳 情; 及
c) 以 文 件 載 明 所 提 供 的 投 資 意 見 或 投 資 建 議 的 依 據, 並 向 客 戶 提 供 一 份 副 本, 這 些 意 見 及 建 議 應 切 合 客 戶 本 身 的 投 資 經 驗、 目 的 和 財 政 狀 況。

ˆ 目 錄

交 易 手 法

4 . 公 司 應 制 定 程 序, 以 確 保 其 職 員 的 交 易 活 動 不 會 損 害 客 戶 的 利 益。 就 公 司 買 賣 的 有 關 證 券、 期 貨 及 其 他 投 資 產 品, 或 公 司 擔 任 投 資 顧 問 或 商 品 交 易 顧 問 的 有 關 投 資 產 品 而 言, 職 員 在 加 入 公 司 後, 應 隨 即 並 在 其 後 定 期 (至 少 每 半 年 一 次) 向 公 司 披 露 其 在 該 等 產 品 中 的 持 有 量 及 交 易 活 動 中 擁 有 的 權 益 的 詳 情。 倘 若 公 司 本 身 為 交 易 所 會 員, 或 隸 屬 於 一 個 集 團, 而 該 集 團 的 其 中 一 間 成 員 公 司 為 交 易 所 會 員, 則 該 間 公 司 的 職 員 如 欲 買 賣 該 交 易 所 的 產 品, 必 須 透 過 有 關 的 職 員 帳 戶 而 進 行。 職 員 帳 戶 的 所 有 買 賣 必 須 分 開 記 錄, 並 由 獨 立 的 高 層 管 理 人 員 勤 勉 地 進 行 監 察。

5 . 公 司 應 明 確 界 定 職 員 或 公 司 從 客 戶 或 其 他 業 務 上 有 接 觸 的 人 士 收 受 禮 物、 回 佣、 實 物 利 益 或 非 金 錢 利 益 等 的 準 則。 有 關 準 則 應 說 明 在 何 種 情 況 下 可 以 接 受 上 述 利 益, 以 及 在 何 種 情 況 下 應 要 獲 得 批 准。

6 . 應 制 定 有 效 的 程 序, 確 保 當 公 司 或 其 職 員 在 與 客 戶 的 交 易 中 (如 對 盤∕交 叉 盤 買 賣) 有 利 害 關 係 時, 有 關 事 實 能 夠 在 執 行 有 關 買 賣 前 向 該 客 戶 披 露。 例 如, 公 司 可 以 維 持 一 份 對 盤∕交 叉 盤 買 賣 的 紀 錄, 而 這 份 紀 錄 同 時 記 下 客 戶 名 稱、 涉 及 的 公 司 帳 戶、 所 聯 絡 的 人 士 及 取 得 有 關 同 意 的 時 間。 這 份 紀 錄 應 由 執 行 監 察 職 能 的 指 定 職 員, 或 交 易 部 的 一 位 高 級 職 員 定 期 (至 少 每 月 一 次) 審 核。

7 . 應 清 楚 地 以 文 件 載 明 處 理 買 賣 盤 的 程 序, 並 加 以 遵 守。 這 些 程 序 可 包 括:

a) 以 劃 一 的 盤 紙 記 錄 客 戶 的 買 賣 盤, 在 收 發 後 即 時 在 盤 紙 上 打 上 時 間 印 記, 然 後 須 在 合 理 的 時 間 內 (通 常 會 立 刻 進 行) 傳 送 至 交 易 員、 出 市 員 或 自 動 交 易 系 統 終 端 機 的 操 作 員 手 中。 這 程 序 亦 適 用 於 代 客 戶 處 理 的 買 賣 盤 及 內 部 發 出 的 買 賣 盤 (例 如 公 司 帳 戶、 職 員 帳 戶 及 公 司 管 理 的 基 金 的 買 賣 盤 及 營 運 指 令 等 3 )。 只 要 能 夠 提 供 審 計 線 索, 這 項 記 錄 程 序 可 予 以 修 改, 以 顧 及 不 同 市 場 上 各 類 型 的 買 賣 盤。

3 “營 運 指 令” 指 公 司 內 部 發 出 的 指 令, 用 以 執 行 客 戶 大 手 交 易 或 特 殊 交 易 指 令。 此 等 指 令 賦 予 交 易 員 酌 情 權, 以 決 定 向 市 場 發 出 有 關 指 令 或 其 “成 分” 指 令 的 時 間, 以 及 每 項 指 令 所 涉 及 的 買 賣 數 量 。

b) 接 受 客 戶 的 買 賣 盤 之 前, 應 由 指 定 的 職 員 查 核 以 下 事 項:

i . 帳 戶 狀 況 (活 躍、 已 結 束 或 被 列 入 內 部 偵 查 名 單 等 等);
i i . 適 用 的 帳 戶 限 額 (如 買 賣 限 額 / 持 倉 限 額 / 信 貸 限 額);
i i i . 有 關 帳 戶 內 的 可 用 資 金 或 信 貸 是 否 充 裕;
i v . 如 屬 賣 盤, 則 應 查 核 帳 戶 內 是 否 有 充 足 而 可 供 運 用 的 證 券, 或 是 否 已 訂 立 所 需 的 證 券 借 貸 安 排 (如 適 用);
v . 落 盤 人 的 權 力 及 有 關 的 限 制;
v i . 如 買 賣 盤 以 圖 文 傳 真 或 電 傳 方 式 接 收, 該 等 買 賣 盤 會 經 高 級 職 員 覆 核, 如 有 疑 問, 則 會 在 執 行 指 令 前 致 電 有 關 客 戶 核 實 該 買 賣 盤 是 否 有 效, 以 及 該 客 戶 是 否 有 權 發 出 有 關 買 賣 盤;
v i i . 該 帳 戶 授 權 使 用 的 服 務 及 買 賣 的 產 品; 及
v i i i . 客 戶 協 議 書 內 是 否 載 有 任 何 特 別 條 文, 或 公 司 內 其 他 運 作 部 門 有 否 就 任 何 特 別 情 況 作 出 匯 報, 例 如 保 證 金 情 況。

c) 遵 照 那 些 清 楚 界 定 涉 及 在 何 種 情 況 下, 可 無 須 即 時 在 有 關 市 場 執 行 客 戶 的 買 賣 盤 (例 如 止 蝕 盤、 賦 予 交 易 員 酌 情 權 的 指 令, 讓 交 易 員 決 定 向 市 場 發 出 指 令 或 “成 分” 指 令 的 時 間, 以 及 每 項 營 運 指 令 所 涉 及 的 買 賣 數 量) 的 政 策 及 程 序。 這 些 程 序 可 包 括 釐 訂 執 行 買 賣 盤 或 部 分 買 賣 盤 的 可 接 受 價 格 的 方 法。

d) 管 理 層 應 制 定 有 關 條 件, 涵 蓋 收 發 買 賣 盤 後 進 行 的 覆 核 工 作, 以 確 定 每 項 買 賣 盤 的 執 行 方 法 和 時 間。 此 外, 亦 應 保 存 明 晰 的 審 計 線 索, 以 顯 示 買 賣 盤 傳 送 的 時 間 及 買 賣 盤 的 來 源。

e) 應 就 買 賣 盤 傳 送 至 盤 房 的 過 程 制 定 有 效 的 程 序, 並 須 提 供 充 分 資 料, 以 確 定 客 戶 買 賣 盤 的 先 後 次 序。

f) 在 切 實 可 行 的 情 況 下, 應 指 派 一 名 獨 立 於 交 易 員 的 高 級 職 員, 按 照 客 戶 買 賣 盤 及 接 獲 買 賣 盤 的 先 後 次 序, 分 配 已 執 行 的 買 賣。

分 隔 措 施

8 . 公 司 應 建 立 並 維 持 足 夠 的 分 隔 措 施, 例 如 將 處 理 客 戶 款 項 或 全 權 委 託 買 賣 盤 的 交 易 員, 與 處 理 公 司 本 身 帳 戶 或 職 員 帳 戶 的 交 易 員 分 開, 以 避 免 明 顯 及 潛 在 的 利 益 衝 突。

9 . 管 理 層 應 建 立 並 維 持 有 關 分 隔 措 施 的 政 策 和 程 序, 確 保 研 究 部 職 員 或 處 理 公 司 財 務 事 宜 職 員 所 獨 有、 容 易 影 響 價 格 波 動 的 資 料, 如 收 購 及 合 併 活 動 的 資 料 等, 除 在 “有 需 要 知 悉” 的 情 況 下, 否 則 不 會 為 該 等 部 門 以 外 的 職 員 取 得。

ˆ 目 錄

後 勤 部 門 及 會 計 事 宜

1 0 . 買 賣 盤 紙 應 傳 送 往 指 定 的 後 勤 部 門 職 員, 待 其 將 買 賣 詳 情 輸 入 公 司 的 系 統 (不 論 是 自 動 化 或 非 自 動 化 的 系 統)。 每 個 營 業 日 結 束 後, 上 述 後 勤 部 門 的 職 員 應 將 來 自 交 易 所 或 結 算 所 的 交 易 / 結 算 清 單, 以 及 由 交 易 對 手 和 執 行 買 賣 盤 的 經 紀 所 發 出 的 確 認 文 件 (如 適 用), 與 公 司 本 身 的 交 易 紀 錄 互 相 核 對, 以 確 定 兩 者 是 否 相 符。 公 司 應 擬 備 用 以 識 別 出 錯 配 及 不 尋 常 交 易 的 特 殊 交 易 報 告, 並 加 以 審 查, 如 有 需 要, 應 採 取 跟 進 行 動。

1 1 . 應 就 代 客 戶 執 行 的 所 有 交 易 迅 速 向 客 戶 覆 盤。 至 於 在 交 易 所 以 外 進 行 的 交 易, 公 司 應 迅 速 利 用 可 靠 及 預 先 協 定 的 方 式 (如: 環 球 銀 行 財 務 電 信 協 會 所 提 供 的 通 信 系 統 或 經 測 試 的 電 報 通 信 方 式) 向 交 易 對 手 覆 盤。

1 2 . 所 有 交 易 上 出 現 的 錯 誤 應 向 公 司 內 負 責 交 易 事 務 的 人 員 匯 報, 並 應 將 這 些 錯 誤 歸 入 “誤 差” 或 “暫 記” 帳 戶 內, 以 便 及 早 糾 正 錯 誤 或 安 排 平 倉。 這 帳 戶 內 的 買 賣 應 全 部 有 文 件 紀 錄, 清 楚 闡 釋 引 致 錯 誤 的 情 況, 並 由 公 司 內 執 行 監 察 及 內 部 審 計 職 能 的 職 員 負 責 審 查。 如 發 現 有 任 何 不 尋 常 情 況 或 模 式, 應 展 開 調 查。

資 產 的 保 障

1 3 . 公 司 在 調 撥 公 司 及 客 戶 的 資 產 時, 應 制 定 及 遵 守 有 效 的 程 序:

a) 清 楚 界 定 哪 些 公 司 職 員 及 管 理 有 關 客 戶 資 產 的 客 戶 代 表 有 權 獲 取、 處 置、 貸 出、 抵 押 或 以 其 他 方 式 放 棄 持 有 公 司 及 客 戶 的 資 產 及 該 項 權 力 的 範 圍。 每 次 運 用 上 述 權 力 調 撥 資 產 及 處 理 客 戶 取 回 資 產 的 要 求 時, 均 應 檢 查 該 項 權 力 是 否 運 用 得 宜。
b) 採 用 統 一 及 按 編 號 順 序 排 列 的 收 據 及 派 送 憑 單 或 以 其 他 適 當 方 法, 以 確 認 及 解 釋 資 產 的 調 撥。
c) 應 妥 善 存 放 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 公 司 及 客 戶 資 產 及 其 他 重 要 文 件 及 受 管 制 的 固 定 式 樣 文 件, 例 如: 支 票 簿、 成 交 單 據 等; 以 及 應 迅 速 將 支 票、 銀 行 本 票 及 其 他 可 轉 讓 票 據 及 證 券 存 入 公 司 在 銀 行 或 證 券 存 管 處 開 立 的 適 當 帳 戶。 在 實 物 證 券 或 現 金 儲 存 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 期 間, 公 司 應 進 行 例 行 點 算, 以 確 保 公 司 及 客 戶 的 資 產 均 獲 得 妥 善 保 管。
d) 備 存 可 靠 及 充 足 的 審 計 線 索, 以 便 公 司 能 夠 徹 底 地 調 查 涉 嫌 的 不 當 行 為。

1 4 . 公 司 應 只 發 出 “只 供 存 入 收 款 人 帳 戶” 的 支 票 向 客 戶 支 付 款 項, 而 該 支 票 的 收 款 人 則 應 為 該 帳 戶 的 實 益 擁 有 人 或 根 據 持 續 適 用 的 客 戶 書 面 指 示 所 指 明 的 授 權 代 表。 同 樣 地, 公 司 亦 應 要 求 客 戶 發 出 只 以 該 公 司 為 收 款 人 的 劃 線 支 票。

1 5 . 第 三 者 發 出 的 支 票 概 不 受 理, 但 按 規 定 獲 得 指 定 高 級 職 員 批 准 的 則 除 外。

1 6 . 備 存 登 記 冊, 藉 以 更 新 客 戶 資 產 分 類 帳 帳 戶 的 紀 錄。 有 關 的 客 戶 資 產 分 類 帳 是 用 作 編 製 定 期 發 給 客 戶 的 帳 戶 結 單, 而 公 司 則 按 客 戶 資 料 檔 案 記 錄 的 地 址, 將 結 單 直 接 寄 給 客 戶。 此 外, 客 戶 資 產 分 類 帳 亦 用 作 核 對 由 第 三 者 (如 結 算 所、 銀 行、 託 管 商) 發 出 的 資 產 結 存 單 據, 及 由 交 易 對 手 或 執 行 買 賣 盤 的 經 紀 提 供 的 確 認 文 件 (如 適 用)。 在 適 用 的 情 況 下, 客 戶 可 以 透 過 公 司 在 中 央 結 算 及 交 收 系 統 (“中 央 結 算 系 統”) 開 設 個 別 股 份 帳 戶, 以 便 直 接 獲 得 香 港 中 央 結 算 有 限 公 司 (“香 港 結 算”) 寄 發 股 數 變 動 及 每 月 結 存 的 結 單。

1 7 . 管 理 層 應 建 立 並 維 持 政 策 及 程 序, 確 保 客 戶 確 實 提 出 免 寄 定 期 帳 戶 結 單 的 要 求, 且 經 客 戶 簽 妥 以 書 面 提 出, 並 獲 該 名 客 戶 定 期 (至 少 每 年 一 次) 再 次 加 以 確 認。

1 8 . 如 公 司 屬 中 央 結 算 系 統 的 參 與 人, 管 理 層 應 建 立 並 維 持 政 策 及 程 序, 確 保 進 入 中 央 結 算 系 統 的 過 程 受 到 嚴 密 監 控, 尤 其 是 中 央 結 算 系 統 的 “免 付 款” 轉 帳 指 示 (交 收 及 交 付 指 示), 必 須 事 先 獲 得 批 准。 公 司 內 部 或 外 間 的 核 數 師, 或 執 行 監 察 職 能 的 指 定 職 員, 應 定 期 檢 討 該 等 業 務, 並 審 閱 中 央 結 算 系 統 活 動 的 重 要 報 告 及 處 理 其 他 事 務。

1 9 . 明 確 界 定 授 權 規 定、 授 權 支 票 簽 署 人 及 適 用 的 權 力 範 圍, 並 傳 達 予 有 關 銀 行; 例 如: 考 慮 是 否 需 要 規 定 公 司 支 票 應 由 兩 名 或 以 上 授 權 簽 署 人 簽 署。 除 非 公 司 的 支 票 已 填 妥 發 票 日 期、 指 定 收 款 人 及 付 款 金 額, 否 則, 在 任 何 情 況 下 均 不 應 簽 署 有 關 支 票。

2 0 . 制 定 適 當 的 監 控 措 施, 以 限 制 使 用 電 腦 系 統、 圖 文 傳 真 及 電 報 通 信 器 材 傳 送 重 要 資 料, 例 如: 轉 帳 指 示、 交 收 指 示 及 確 認 交 易 通 知。 公 司 應 就 傳 送 系 統 的 通 行 密 碼 的 保 密 事 宜 制 定 明 晰 的 政 策, 例 如: 定 期 更 改 通 行 密 碼 及 在 職 員 離 職 後 取 消 其 沿 用 的 通 行 密 碼。

2 1 . 定 期 檢 討 監 察 事 宜 和 進 行 審 計, 以 便 偵 察 公 司 的 業 務 或 運 作 情 況 會 否 違 反 或 導 致 公 司 及 職 員 未 有 遵 守 法 律 和 監 管 規 定, 及 公 司 本 身 訂 立 的 政 策 和 程 序。

ˆ 目 錄

B . 風 險 管 理

風 險 管 理 政 策 及 衡 量 方 法

2 2 . 公 司 應 定 期 檢 討 風 險 管 理 政 策、 衡 量 及 匯 報 方 法, 尤 其 是 在 公 司 推 出 新 服 務 或 產 品 之 前, 或 是 當 對 產 品、 服 務、 有 關 法 例、 規 則 或 規 例 的 重 要 改 動 可 能 會 影 響 公 司 所 承 受 的 風 險 時, 更 應 進 行 檢 討。

信 貸 風 險

2 3 . 公 司 應 建 立 並 維 持 有 效 的 信 貸 評 級 制 度, 以 評 估 客 戶 及 交 易 對 手 的 信 用 可 靠 性。 公 司 應 以 明 確 而 客 觀 的 衡 量 方 法 來 評 估 可 能 成 為 客 戶 的 人 士, 並 訂 立 或 檢 討 為 所 有 客 戶 (包 括 現 存 客 戶) 設 定 適 當 的 信 貸 限 額 而 使 用 的 信 貸 評 級。 這 些 信 貸 評 級 及 適 用 的 限 額 可 反 映 例 如 以 下 的 事 項:

a) 知 名 的 信 貸 評 級 公 司 對 客 戶 的 信 貸 評 級 (如 有);
b) 投 資 目 的、 投 資 歷 史、 交 易 頻 密 程 度 及 風 險 承 擔;
c) 過 往 的 還 款 紀 錄 及 失 責 紀 錄 (如 有);
d) 客 戶 的 資 金 基 礎、 是 否 具 備 貸 款 擔 保 及 其 數 額、 擔 保 人 (如 有) 等;
e) 任 何 已 知 事 項, 而 這 些 事 項 可 能 涉 及 對 客 戶 的 財 務 狀 況 產 生 負 面 影 響、 失 責 的 可 能 性 或 所 儲 存 的 客 戶 資 料 的 準 確 性; 及
f) 如 保 證 金 交 易 亦 獲 得 信 貸, 則 也 就 市 值 作 出 適 當 扣 減, 以 確 定 客 戶 擁 有 足 夠 的 資 金。

2 4 . 執 行 風 險 管 理 職 能 的 職 員 應 運 用 適 當 的 量 化 風 險 方 法, 有 效 地 計 算 及 監 督 公 司 因 客 戶 所 需 承 受 的 信 貸 風 險, 包 括: 交 收 前 的 信 貸 風 險 (例 如 未 完 成 的 交 易 按 市 價 計 算 差 額) 及 交 收 風 險 (例 如 因 貨 銀 對 付 的 時 間 差 異 所 引 致 的 風 險)。

2 5 . 執 行 風 險 管 理 職 能 的 職 員 應 確 保 屬 於 同 一 集 團 的 公 司 的 客 戶 所 構 成 的 信 貸 風 險 都 加 以 彙 總 計 算, 以 便 衡 量 公 司 的 信 貸 風 險。 應 特 別 注 意, 淨 額 結 算 的 安 排 或 可 有 助 減 低 公 司 所 承 受 的 信 貸 風 險。 應 確 保 只 有 在 具 備 簽 妥 的 淨 額 結 算 協 議 或 其 他 適 當 保 障 的 情 況 下, 才 可 對 銷 信 貸 風 險。

2 6 . 執 行 風 險 管 理 職 能 的 職 員 應 按 照 客 戶 的 信 貸 評 級 及 交 易 需 要, 訂 明 每 位 客 戶 的 交 易 及 持 倉 限 額。 這 些 限 額 應 予 以 執 行。

2 7 . 公 司 收 取 保 證 金 的 政 策 及 程 序, 應 清 楚 列 明 並 予 以 記 錄 及 執 行。 保 證 金 政 策 所 涵 蓋 的 事 項 包 括:

a) 可 催 繳 的 保 證 金 類 別、 適 用 的 保 證 金 比 率 及 保 證 金 的 計 算 方 法;
b) 可 接 受 的 保 證 金 繳 付 方 法 及 抵 押 品 的 形 式;
c) 在 何 種 情 況 下, 客 戶 可 能 被 要 求 繳 付 保 證 金 及 額 外 的 保 證 金, 及 未 能 繳 付 保 證 金 的 後 果, 包 括 公 司 有 權 採 取 的 行 動; 及
d) 客 戶 連 續 多 次 未 能 補 足 被 催 繳 的 保 證 金 時, 公 司 將 會 採 納 的 哪 些 漸 趨 強 硬 的 追 收 程 序。

市 場 風 險

2 8 . 管 理 層 應 訂 明 公 司 可 以 買 賣 的 認 可 產 品 及 投 資 工 具, 並 執 行 有 效 的 程 序, 以 確 保 有 關 規 定 獲 得 遵 守。 有 關 的 監 控 措 施 包 括 定 期 審 查 資 產 負 債 表 及 損 益 表, 以 及 個 別 交 易 員 的 記 錄、 未 經 授 權 投 資 或 交 易 的 交 易 單 位, 以 及 與 公 司 的 交 易 對 手 就 未 完 成 或 未 平 倉 的 交 易 進 行 確 認。

2 9 . 執 行 風 險 管 理 職 能 的 職 員 應 就 公 司 所 買 賣 或 投 資 的 每 項 認 可 產 品, 檢 討 及 持 續 執 行 涉 及 公 司 的 買 賣 及 未 平 倉 盤 的 買 賣 限 額 及 持 倉 限 額。

3 0 . 管 理 層 應 制 定 及 維 持 有 效 的 風 險 管 理 措 施, 以 便 衡 量 不 斷 轉 變 的 市 場 情 況 對 公 司 (尤 其 是 當 公 司 買 賣 衍 生 金 融 產 品) 及 (如 適 用) 客 戶 所 造 成 的 影 響。 這 些 措 施 應 同 時 針 對 公 司 所 買 賣 的 產 品 或 所 提 供 的 服 務 所 附 帶 的 所 有 風 險 因 素。 這 些 風 險 措 施 應 涵 蓋 以 下 事 項:
(a) 未 能 預 計 的 市 場 波 動 - 利 用 蒙 受 風 險 的 價 值 (v a l u e - a t - r i s k) 衡 量 法 或 其 他 計 算 方 法, 估 計 可 能 出 現 的 潛 在 虧 損 (對 本 身 買 賣 大 量 衍 生 產 品 的 公 司 來 說, 這 點 尤 為 重 要);
(b) 個 別 市 場 因 素 - 衡 量 公 司 所 承 擔 的 風 險 對 特 定 的 市 場 風 險 因 素 的 敏 感 程 度, 例 如 利 率 收 益 曲 線 偏 離 常 軌 和 市 場 波 幅 的 改 變; 及
(c) 壓 力 測 試 - 利 用 多 項 質 量 變 數 假 設, 以 確 定 當 市 場 的 情 況 出 現 不 正 常 及 大 幅 的 波 動 時, 對 公 司 所 造 成 的 影 響。

3 1 . 公 司 應 採 納 風 險 調 整 的 考 績 措 施 以 阻 嚇 交 易 員 從 事 未 經 認 可 的 買 賣。 假 如 該 交 易 員 的 交 易 活 動 令 公 司 承 擔 巨 大 的 風 險, 則 該 等 措 施 可 能 影 響 交 易 員 的 薪 酬。 公 司 須 對 交 易 活 動 超 過 預 先 批 核 限 度 的 交 易 員, 採 取 適 當 行 動。

 

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資 金 流 通 性 風 險

3 2 . 管 理 層 應 就 某 特 定 產 品、 市 場 及 業 務 上 的 交 易 對 手, 按 照 它 們 各 自 的 資 金 流 通 性 及 經 公 司 核 准 的 資 金 流 通 性 而 定 立 的 風 險 政 策, 制 定 及 執 行 有 關 風 險 集 中 程 度 的 規 定。

3 3 . 制 定 衡 量 方 法 及 定 期 監 察 在 有 關 資 金 來 源 及 資 金 需 求 在 時 間 上 的 錯 配, 以 及 個 別 產 品、 市 場 和 業 務 交 易 對 手 的 集 中 程 度。

3 4 . 管 理 層 應 制 定 適 當 的 處 理 拖 欠 及 失 責 的 程 序, 令 負 責 資 金 流 通 管 理 的 人 員 對 潛 在 問 題 提 高 警 覺, 以 及 提 供 足 夠 時 間, 以 便 他 們 採 取 適 當 的 行 動, 從 而 減 輕 因 客 戶 或 交 易 對 手 的 資 金 流 通 問 題 而 造 成 的 影 響。

運 作 風 險

3 5 . 管 理 層 應 定 期 檢 討 公 司 的 運 作, 以 確 保 公 司 因 欺 詐、 錯 誤、 遺 漏 及 其 他 運 作 及 監 察 事 宜 而 須 承 擔 財 政 或 其 他 方 面 的 損 失 的 風 險, 都 能 夠 得 到 妥 善 的 管 理。 有 關 的 運 作 事 宜 包 括:

a) 從 實 際 上 及 功 能 上 將 不 相 容 的 職 責, 例 如 交 易、 交 收、 風 險 管 理 及 會 計 分 開;
b) 維 持 並 及 時 提 交 適 當 而 完 備 的 會 計 紀 錄 和 其 他 紀 錄, 以 及 應 具 備 能 力 偵 查 欺 詐、 錯 誤、 遺 漏 及 其 他 沒 有 遵 守 監 管 機 構 及 公 司 內 部 規 定 的 情 況;
c) 會 計 及 其 他 資 料 的 保 安 及 可 靠 性, 例 如 應 擬 備 特 別 報 告 以 準 確 地 突 出 所 有 不 尋 常 的 活 動, 並 協 助 偵 查 欺 詐、 錯 誤 和 顯 著 的 趨 勢; 及
d) 職 員 編 制 是 否 妥 當, 包 括 應 聘 請 具 備 所 需 技 能 及 豐 富 經 驗 的 人 員, 以 減 低 因 “關 鍵” 職 員 短 缺 或 離 職 時 造 成 損 失 的 風 險。

3 6 . 因 應 公 司 規 模 執 行 有 效 的 業 務 延 續 計 劃, 以 確 保 公 司 不 會 蒙 受 業 務 中 斷 的 風 險。 這 方 面 的 主 要 程 序 包 括: 進 行 影 響 業 務 的 研 究、 識 別 出 可 能 引 致 業 務 中 止 的 情 況 (例 如 數 據 處 理 系 統 發 生 故 障)、 文 件 的 保 存 及 定 期 測 試 公 司 的 災 難 應 急 計 劃。

3 7 . 公 司 應 投 購 足 夠 的 保 險, 以 應 付 不 同 類 型 的 風 險, 這 包 括 但 不 限 於 忠 誠 保 險, 以 及 重 新 購 置 儀 器 和 其 他 業 務 及 數 據 處 理 設 施 的 保 險。

 

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最後更新日期 : 2012年8月1日