證監會

備存紀錄規則

A. 總論

問1:

海外客戶的紀錄是否屬於該規則的管轄範圍之內?

答:

是,該規則並無區分本地客戶與海外客戶的紀錄。

問2:

假如中介人已替其有聯繫實體備存根據該規則的規定須維持的紀錄,該有聯繫實體是否仍須另外保存一套紀錄?

答:

為了避免出現重疊,有聯繫實體無須就此另外保存紀錄。話雖如此,該有聯繫實體仍須負責確保該規則的規定獲得遵守。

問3:

除了為遵守該規則之外,不再需要的文件是否仍需保留?
此舉可能會抵觸《個人資料(私隱)條例》,因為該條例禁止資料使用者於無需要的情況下仍備存個人資料。 

答:

《個人資料(私隱)條例》第26條規定,凡資料使用者因某種原因而持有他人的個人資料,但當該等資料已屬無需要時,該資料使用者便須删除該等資料,除非該删除是法律所禁止。由於該規則規定載有個人資料的紀錄須備存一段指明期間,因此該規則屬於禁止在該指明期間內刪除有關資料的法例。

B. 紀錄的定義

問4:

該規則規定中介人及有聯繫實體須就客戶所給予的任何授權╱指示備存紀錄。

然而,部分這些由客戶給予的授權(例如代存郵件的每年確認),可能是透過電話作出的。既然“紀錄”的定義內不包括電話談話錄音,中介人及有聯繫實體又如何遵守該規則?

答:

雖然該規則或《操守準則》沒有訂明應如何及以何種形式取得代存郵件安排的周年確認,但我們通常會建議取得客戶的書面確認,或採取“當作續期程序”,以加強內部監控及提供更佳的審計線索。當發生爭議時,此舉對於保障商號及客戶的權益來說是十分重要的。因為如果客戶代存郵件的安排没有獲得適當的授權及在妥善的監控下進行,便可能會使商號及其客戶無法察覺客戶帳戶內的任何失當行為。

問5:

與交易無關的文件,例如開支付款憑單及銀行結單,是否屬於“紀錄”一詞的定義範圍之內?

答:

是。只要該文件是需要用來解釋中介人的業務運作及財務狀況的,便不應將它們分為與交易有關或無關的。

C. 備存紀錄的規定

問6:

客戶與就第4類受規管活動(就證券提供意見)及第6類受規管活動(就機構融資提供意見)獲發牌的中介人所簽署的授權協議,是否屬於一般紀錄備存規定所涵蓋的紀錄?

答:

除其他事項外,該規則第3條規定中介人須備存紀錄,而該等紀錄須足以解釋其由任何受規管活動構成的業務的運作。該規則附表第2條亦規定須就中介人與客戶訂立的所有合約(包括與客戶的書面協議)備存紀錄。一般來說,我們認為與客戶簽署的授權協議屬於上述條文的涵蓋範圍之內。

問7:

根據該規則,獲發牌或獲註冊進行第1類受規管活動的中介人是否需要備存由它訂立的包銷協議?

答:

是。這些紀錄需根據該規則第5條備存,以顯示中介人所訂立的所有包銷交易及分包銷交易的詳情。

問8:

由註冊機構所提供的正常財務通融,是否屬於該規則第7條中所述的適用於提供證券保證金融資以外的財務通融的中介人的特定紀錄備存規定所涵蓋的範圍?

答:

不是。根據《證券及期貨條例》第151(8)條,除了就其受規管活動所提供的財務通融,其它由註冊機構所提供的任何財務通融均不屬於該規則的管轄範圍。

D. 備存紀錄的格式

問9:

備存紀錄的格式是否有任何規定?紀錄可否以電子形式備存?

答:

根據一般原則,只要以電子形式備存的紀錄可以輕易地轉換成為書面形式,以電子形式備存紀錄是可以接受的。我們亦要求中介人設有所有必須的程序,以防止這些紀錄遭受到損毁、揑改、干擾及銷毁。

E. 紀錄保存期

問10:

假如客戶已去世或已取消其帳戶,則有關的客戶協議的規定紀錄備存期是多久?

答:

由於客戶協議是中介人須根據該附表第2條備存的紀錄的一部分,因此根據該規則第10條,該協議應備存至少7年。關於那些帳戶持有人已去世或帳戶已被取消的戶口文件,7年的保留期是由緊接於戶口結束前當日起計算。

問11:

交易指令冊及交易指令紀錄是否只需備存2年?

答:

根據該規則第10(b)條,顯示中介人所收到或作出的所有命令及指示的紀錄(例如所謂的盤紙、買賣飛仔或交易指令冊)都必須保留不少於2年。

問12:

假如客戶的交易命令╱指示是透過傳真或電郵收取的,則有關的電郵或傳真的正本是否需要備存2年?

答:

是,因為它們是該規則附表第1(d)條所指需備存的紀錄的一部分。

F. 就不遵守規則作出報告

問13:

中介人是否需要在每次發生不遵守規則的情況(包括輕微的情況)時都向證監會作出報告?

答:

是,為了保障投資者的利益,中介人必須就所有不遵守規則的情況通知監管者,不論不遵守規則的原因是甚麼或其是否嚴重。違例事件的嚴重程度需根據有關情況而進行評估。如發生任何違規情況,中介人便應立即通知證監會,以便本會可以評估事件的影響。

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