證監會

營業及存放紀錄的處所

問1:

若持牌法團將其部份後勤辦公室職能(例如數據處理職能)外判予第三方服務供應商,該持牌法團是否需要根據《證券及期貨條例》第130條,就該服務供應商用作存放有關紀錄及文件的處所,申請批准?若持牌法團的部份紀錄或文件被該服務供應商存放於香港以外地方,應該怎樣處理?

答:

證監會理解到,將後勤辦公室職能外判予第三方服務供應商,可能會出現持牌法團的紀錄或文件由服務供應商來存放的情況。

若持牌法團將其紀錄或文件只存放於第三方服務供應商,便須根據《證券及期貨條例》第130條就該服務供應商的處所取得批准。若持牌法團將有關文件的原本存放於其已獲批准的處所,而將有關的圖象紀錄或數據傳送予服務供應商處理(經處理的數據亦由該持牌法團保存);或相同的電子紀錄或文件同時存放於該服務供應商的處所及該持牌法團的獲批准處所,則無需就該服務供應商的處所取得批准。

不論服務供應商用作存放紀錄或文件的處所是位於香港或其他地方,以上規定同樣適用。有關將紀錄及文件存放於香港以外地方的處所的情況,請參閱問3。

證監會提醒持牌法團,它們須時刻將所有規定的紀錄或文件存放於已根據《證券及期貨條例》第130條獲得證監會批准的處所的責任,無論如何都不會因為這些外判安排而有所改變。

證監會亦提醒持牌法團,它們有責任就有關的外判安排通知證監會,以遵守《證券及期貨(發牌及註冊)(資料)規則》的有關規定。

問2:

持牌法團若設立新分行,是否需要根據《證券及期貨條例》第130條,就每家分行的處所申請批准?

答:

如每家香港的分行辦事處的處所均存放紀錄或文件,或可從該等處所取覽紀錄或文件,你需要就每家分行辦事處的處所尋求批准,即使有關持牌法團會將所有紀錄由分行轉交總行存放亦然,因為在某些期間內,部份紀錄有可能只是存放於分行而非總行內。

問3:

根據《證券及期貨條例》第130條,持牌法團的某些紀錄或文件必須存放在證監會批准的處所內。證監會會否根據《證券及期貨條例》第130條批准將香港以外地方的處所用作上述用途?

答:

證監會的慣常做法,是不會根據《證券及期貨條例》第130條批准將香港以外地方的處所用作存放紀錄或文件。

證監會僅批准將位於香港的處所用作存放紀錄或文件的用途,因為《證券及期貨條例》第130條須與證監會在《證券及期貨條例》第VI及VIII部之下的相關權力、及持牌法團在存放他們的紀錄方面的相關責任一併理解。舉例而言,根據《證券及期貨條例》第VIII部,證監會有權進入處所查閱中介人的紀錄,但如果處所是位於香港以外,證監會將不能行使該權力。再舉另一個例子,在《證券及期貨(備存紀錄)規則》中訂明,中介人需要存放的紀錄,及該些紀錄的存放必須可令審計得以便利地和妥善地進行。

證監會認為,假如香港以外地方的處所根據《證券及期貨條例》第130條得以批准用作存放紀錄或文件,則證監會上述形式的權力和責任將會被削弱。因此,證監會堅持在《證券及期貨條例》規定下所有必須由持牌法團備存的紀錄和文件,均須存放在獲批准的香港處所內。

然而,在持牌法團擬將監管紀錄只存放於電子數據儲存供應商的情況下,該電子數據儲存供應商用作存放持牌法團監管紀錄的數據中心,無論是位於香港或其他地方,都必須根據《證券及期貨條例》第130條獲得證監會批准。有關詳情,請參閱日期為2019年10月31日有關外間電子數據儲存的使用的通函

問4:

證監會是否容許持牌法團在商務中心或與他人共用的辦公室內經營業務,或者頻密地更改辦公室地點?

答:

《證券及期貨條例》及其相關規則並無訂明持牌法團必須在哪種類型的辦公室內經營業務。然而,有關法團選擇的營業處所必須適合其根據《證券及期貨條例》獲發牌進行的業務活動。

持牌法團須時刻確保其有適當的辦公室安排。這屬於持續責任,不遵守這項責任的人將引起證監會的關注,並可能導致證監會採取監管行動。

一般而言,證監會預期持牌法團在固定的處所經營業務,並不鼓勵頻密地更改辦公室地點。

原則上,持牌法團應使其本身信納其佔用的營業處所是適當地安全的,且機密或非公開資料(例如股價敏感資料)及客戶私隱將得到充份保障,以致有關資料不會在未經授權的情況下遭取用或洩漏。

證監會不會將商務中心或與他人共用的辦公室與其他類型的營業設施加以區分。然而,如出現以下因素,將意味著該處所很可能並不適合:—

  • 該處所沒有一個安全、獲適當地分隔、可以鎖上、供該法團本身專用,以及可以安全地保管其業務紀錄(特別是涉及客戶的紀錄)的辦公室範圍;
  • 主要辦公室設備及電訊系統安裝之處並非位於保密及只有法團職員及獲授權人員才能進入的封閉範圍內;
  • 沒有或沒有採取足夠的措施防止客戶因有其他商業機構存在於同一處所而感到混淆;
  • 基於該法團的業務性質,其職員必須經常與客戶在該法團的處所進行面對面的接洽或會晤,而且期間很可能會交換客戶資料及指示,而該法團在上述會晤時要確保能將資料保密的話,會有實際困難;或
  • 該法團並未確保有關人員凡進行正式的規管探訪(包括調查及視察)時必可進入其辦公室處所。

雖然證監會視上述因素為考慮持牌法團所佔用的營業處所的適當性或其他方面的主要關注事項,但以上並非已將所有因素巨細無遺地列出來,因為在某些情形下可能存在若干情況,導致出現特定的設置需要或規定。

持牌法團有持續責任預先考慮該等事宜,並確保其營業處所時刻適宜被用作有關用途。

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