證監會

企業融資顧問操守準則

《企業融資顧問操守準則》第4.3段-職能分隔制度

本《常見問題》由企業融資部擬備,旨在釐清《企業融資顧問操守準則》第4.3段的涵義。

4.3 職能分隔制度

如企業融顧問所屬的專業機構或集團公司同時從事其他活動,例如審計、銀行業務、證券研究、股票經紀或基金管理等,則該顧問應確保該公司設定效的職能分隔制度Chinese Walls,避免機密或價格敏感的料在業融活動和其他業務活動之間流傳。這個制度應包括辦公室的間隔安排,從而將不同的業務活動及受聘進行有關業務活動的職員分隔開來。

下列資料並非詳盡無遺。本《常見問題》僅供一般參考,並可能會不時更新及予以修訂。證監會保留行使法律賦予的所有權力的權利。除本文另有界定外,所有首字母為大寫的詞彙均具有《企業融資顧問操守準則》所賦予的涵義。

問1:

《企業融資顧問操守準則》第4.3段要求設定“有效的職能分隔制度”(Chinese Walls),避免機密或價格敏感的資料在企業融資活動和其他活動之間流傳。假如公司及其職員不會向客戶披露有關資料,為何需要設定此制度?

答:

企業融資顧問通常掌握有關其客戶的重要資料。有關資料可能屬價格敏感資料1 及必然屬機密資料2。掌握機密資料亦可引起潛在的“利益衝突”情況3。第4.3段背後的監管政策是,企業融資顧問透過就企業融資或合併收購提供意見而掌握的任何價格敏感/機密資料不應被不當披露或被公司或其職員使用(不論為公司或職員本身的利益或為其他客戶的利益)。這牽涉兩項較宏觀的原則,即公司應以公平及維護其客戶最佳利益的態度行事(《證監會持牌人或註冊人操守準則》一般原則1),以及應盡量避免利益衝突和確保其客戶得到公平的對待(《證監會持牌人或註冊人操守準則》一般原則6)。

證監會認為,職能分隔制度可有效防止敏感資料被誤用及不當披露。大致而言,企業融資資料一般僅應提供予“需要知悉”有關資料的人士,例如為了讓公司能夠向有關企業融資客戶提供其服務。當資料可在公司及其集團內各處隨意取得時,資料被誤用或不當披露的風險將會增加,而違反禁止進行內幕交易的規定的風險亦會增加。

問2:

誰應負責確保有關職能分隔制度的規定獲得遵從?

答:

企業融資顧問的高級管理層負責確保《企業融資顧問操守準則》第4.3段所載有關職能分隔制度的規定獲得遵從。高級管理層應確保設有有效的職能分隔制度,以及仔細考慮應在機構內哪些部門間設定職能分隔制度和應將哪些職員集合起來。

問3:

企業融資顧問何時為這些目的而掌握機密資料或價格敏感資料(“企業融資資料”)?

答:

每名企業融資顧問均有責任判斷其何時掌握須受保護的企業融資資料(包括判斷該等資料何時已不再具機密或價格敏感性質)。一般而言,證監會預期關於某客戶的非公開企業融資資料應對該客戶以外的人士保密(就證監會的各項守則、規則及指引而言)。

問4:

《企業融資顧問操守準則》第4.3段規定,“有效的職能分隔制度”應包括辦公室的間隔安排,從而將不同的業務活動及受聘進行有關業務活動的職員分隔開來。辦公室的間隔安排有多重要?

答:

如公司(或其集團)從事不同業務,辦公室的間隔安排對達致保護機密資料的監管目的而言是一項非常有力、實用及有效的措施。透過辦公室的間隔安排,只有有限的人士可在有限的辦公室範圍內接觸資料,有助減低意外洩漏及披露企業融資資料的風險。

雖然《企業融資顧問操守準則》指出辦公室的間隔安排乃一套有效制度的必要元素,但證監會認為辦公室的間隔安排本身並不足以構成一套有效的職能分隔制度。如有任何公司只單純倚賴辦公室的間隔安排來構建其職能分隔制度,證監會將感到憂慮。

證監會同意無須將企業融資職員與私人領域(參閱下文常見問題6所述有關私人領域的涵義)的其他所有職員在辦公室內作永久分隔。如進行不同業務活動的職員定期及例行地一起為相同客戶提供不同服務,安排企業融資職員與提供私人領域其他服務的職員於同一辦公位置工作,也可能是適當的。但是,企業融資職員與不屬私人領域的職員在任何時候都必須在已作分隔的辦公室工作。

在任何情況下,但特別是如進行不同業務活動的職員獲安排於同一辦公位置工作,證監會期望每家公司對其為保護企業融資資料而設立的監控措施作出整體評估,以及為建立有效的職能分隔制度設立必要的措施。

問5:

除辦公室的間隔安排外,還有哪些措施可以構成“有效的職能分隔制度”的一部分?

答:

最重要的是必須在合理可行的範圍內保護有關的企業融資資料,免使其在公司及其集團內部或者在涉及第三方的情況下4,被蓄意或意外地誤用或披露。由於不存在一套“切合所有情況”的處理方法,故應由每家公司及其高級管理層決定設立哪些程序和監控措施以達致該目標。公司應審視其資料處理程序和保護企業融資資料的監控措施的整體性,以評估公司在整體上是否具備一套有效的制度。公司亦應考慮是否需要就特定項目、交易或事宜採取額外步驟,以保護有關資料。

在任何時候,公司都應就監控企業融資資料及管理利益衝突設立完善的政策和程序。這些處理企業融資資料及管理利益衝突的制度和監控措施,都應由管理層持續監察及進行定期檢討,以維持它們的穩健性。公司必須監察其程序和監控措施有否獲得遵守,並在發現有違規或缺失時採取適當行動。

在釐定切合其本身情況的措施的性質及程度時,公司應考慮:

  1. 公司擬在私人領域集合起來的職員的職能和角色;
  2. 特定交易的特點會否令資料需要在指定小組內持有及對小組外人士保密(是否有需要在職能分隔制度內,為特定交易或團隊設立臨時分隔設施);及
  3. 某些特定的業務單位之間應否設立永久的辦公室間隔安排(公司的企業融資業務與其坐盤交易員之間在任何時候均須設有永久的辦公室間隔安排)。

除了辦公室的間隔安排外,公司應考慮的因素還包括但不限於以下各項:

  1. 合規文化和態度-公司應考慮如何透過培訓、管理層樹立良好榜樣及對違反政策的職員採取紀律處分行動等,推行及促進重視保護客戶資料的合規文化。
  2. 衝突管理-正如《常見問題》1所述,公司應考慮其資料處理監控措施和程序如何能夠配合其衝突管理安排,原因是避免/管理潛在衝突情況有助降低資料被誤用或披露的風險(而這亦是證監會《操守準則》的其中一項規定)。例如,在建議進行新的交易或吸納新客戶前,公司應盡快,並在任何情況下於就特定授權進行任何遊說活動、展開實質磋商或向適當的業務審批委員會作出簡介前進行衝突檢查。在進行衝突檢查時,公司亦可能需要取得有關客戶的知情同意。
  3. 資料的處理/儲存形式-公司的程序應顧及不同的資料傳達及處理方式,即口頭(以電話或於會面時)、電子或紙張形式。例如,公司應考慮就紙張文件實施“清理桌面”政策,以及規定涉及討論企資融資資料的會議以不會被無意中聽到的形式在私下舉行。公司應考慮就項目和交易使用代號,避免使用或會令其他人能夠準確地猜測到交易內容的名稱。
  4. 辦公室監控-公司應制定辦公室監控措施,以避免意外洩漏及披露企業融資資料。例如,訪客在任何時候都應有人陪同,而與客戶的會面則須在會客室(而非內部會議室)內進行。在有需要時,職員應使用“職能分隔”室,就不應在辦公室共用空間討論的事宜進行內部對話/會議。只有指定交易小組的成員才可以進入這些房間。會議室應安裝額外隔音設施。
  5. 資訊科技基礎設施-公司應考慮推行哪些資訊科技監控措施,以確保在存取文件和電子郵件方面的資料安全性。例如,公司應考慮引入一套打印系統,令僱員只可以在打印機的監控裝置上刷過個人的進出卡後才能夠將由其電腦發送的資料列印出來。公司亦應就每項交易為個別的交易小組設置單獨的電腦硬盤分區,並設置存取限制及設定密碼保護存檔系統。載有機密資料的電子郵件均須加密。
  6. 支援部門-公司應確保所有職員(包括隸屬支援部門的職員)均受到公司的資料處理程序和監控措施規限。倘若公司依靠在其企業融資業務與其他業務之間設置辦公室的間隔安排來保護資料,該公司便需要考慮應否及如何在有關的支援部門內實施這些間隔安排。
  7. 內幕人士名單及“職能分隔制度以外”的職員-公司應編製一份載列為該公司工作,並且可以定期或偶爾取得與企業融資資料直接或間接有關的內幕資料的人士名單。公司應備存及定期檢討其內幕人士名單。證監會明白部分並非從事公司企業融資業務的高級管理層職員,以及負責確保監管合規的職員將有機會取得有關企業融資的資料。公司應實施適當的監控措施,以確保該等職員遵守該公司及他們本身在處理資料方面的責任。
  8. 培訓-公司必須確保其職員均已就相關的監管和法律規定,以及該公司為遵守該等規定而實施的程序和監控措施接受過培訓。證監會期望該等職員會不時再度接受複修培訓。
問6:

甚麼是“私人領域”?所有在職能分隔制度內的“私人領域”的職員,是否都可以知悉企業財務顧問正在進行的所有交易的資料?

答:

持牌公司內的私人領域通常是指可以取得非公開的公司內幕消息的群組。這些群組直接與客戶進行交易,故此能夠取得內幕消息。

證監會認為,企業融資資料一般僅應提供予“需要知悉”的人士,例如為了讓公司能夠向有關企業融資客戶提供其服務。 因此,這可能意味著企業融資資料不應提供予職能分隔制度內的“私人領域”的所有職員。

問7:

“繞過職能分隔制度”的行為是否容許?

答:

證監會接納,企業融資資料有時可能會由公司的企業融資業務單位內的人士合法地披露予職能分隔制度內不屬私人領域的職員甚或至其他客戶(例如,於在進行配售的“市場反應測試”時作出披露)-這行為普遍被稱為“繞過職能分隔制度”或令他人“跨越職能分隔制度”。儘管如此,該等披露必須受到適當監控,而如果有關員工或客戶曾以明示或暗示方式表示拒絕跨越職能分隔制度,則不得作出該等披露。具體來說,該等披露必須在“需要知悉”的基礎上作出(例如因為需要資料接收人就一項交易提供意見),而接收人必須受保密責任規限,以致其不能為本身或他人的利益使用或披露有關資料,直至有關資料被公開或不再屬於股價敏感資料為止。公司應就該等繞過職能分隔制度的事宜保存妥善紀錄。

問8:

本《常見問題》是否與《證券及期貨條例》(第571章)下內幕交易的“職能分隔制度抗辯理由”(參閱第271(2)及292(2)條)有關?

答:

本《常見問題》並非旨在說明公司必須採取哪些行動以符合內幕交易的“職能分隔制度抗辯理由”條文,雖然兩者之間顯然存在重疊範圍。在有需要時,公司應就該等抗辯理由尋求自身的法律意見。

問9:

本指引是否與其他業務範疇有關?

答:

本《常見問題》所針對的是企業融資顧問以及他們根據《企業融資顧問操守準則》第4.3段的責任。然而,這並不是唯一會產生客戶機密資料或價格敏感資料的業務。因此,所有公司及職員都應注意證監會對於保障客戶機密及機密資料不被誤用非常重視。

1 使用或披露該等資料可能違反禁止進行內幕交易的規定(不論是在香港或海外)-參閱例如《證券及期貨條例》(第571章)第270及291條。

2 機密資料須受保護(即在獲客戶同意或法例容許或規定的情況下才可予以使用或披露)。參閱例如第307D(2)(b)條及《企業融資顧問操守準則》第6.2段。公司亦可能在法例下對客戶負有一般保密責任。

3 大致上,在目前的情況下,與監管規定有關的“利益衝突”見於兩大類情況:(i) 某公司對客戶甲負有的保密責任與對客戶乙負有的以維護其最佳利益的態度行事的責任有所衝突,原因是在後述的責任下,該公司須為客戶乙的利益而使用客戶甲的機密資料,及(ii) 在該公司對某客戶負有的保密責任與其本身的利益之間出現衝突,例如為其本身的利益而使用該客戶的資料。企業融資顧問必須盡量避免利益衝突、客戶利益至上和確保客戶得到公平的對待(參閱《企業融資顧問操守準則》第4及4.1段,以及《證監會持牌人或註冊人操守準則》一般原則6及第10.1段)。

4 請參閱證監會《內幕消息披露指引》第67段,據此當上市法團運用了一項安全港條文,資料被提供予需要該消息以就該上市法團履行其職責及職能的外間人士,而該人對該上市法團負有保密責任,則不會違反保密規定。該消息應在僅限於作指定用途的基礎上提供,而接收人應確認因此而須承擔的責任。可接收該消息的人包括以下各類人士-

  1. 該法團的顧問及牽涉於有關事宜的其他人的顧問;
  2. 該法團正與其商議或有意與其商議關乎任何商業、財務或投資交易的人(包括該法團的證券的準包銷商或承配人);
  3. 該法團的貸款人;
  4. 該法團的主要股東;及
  5. 任何政府部門、法定或監管團體或機構(如證監會、聯交所)。

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