證監會

關於加強持牌法團高級管理層問責性的措施

A. 目的和範圍

問1:

證監會於2016年12月16日向所有持牌法團發出通函,列明加強高級管理層問責性的具體措施(通函)。證監會希望達到甚麼目的?

答:

這項舉措,包括當中所引入的“核心職能主管”概念,其目的是:

(a)     闡明哪些人士應被視為持牌法團高級管理層的成員,並加深高級管理層對其
         問責性、監管責任和潛在法律責任的認知;

(b)     劃一持牌法團和法團牌照申請人在就其管理架構提交資料時所採用的格式;

(c)     使高級管理層的任命要求與現時負責人員制度更趨一致;及

(d)     進一步加強持牌法團的企業管治。

通函中所載的措施與《證券及期貨條例》(該條例)的現有條文,以及證監會根據該條例訂立的附屬法例和發表的守則及指引是一致的。

問2:

核心職能主管制度是否適用於短期持牌法團?

答:

通函中所載的核心職能主管制度並不適用於根據該條例第117(1)條獲發牌照的法團。原因是(a)那些法團全部已受其原地司法管轄區內的其他主管當局或規管機構監管,及(b)其短期牌照僅持續很短時間(不超過三個月)。

問3:

通函中所載有關核心職能主管的新措施於何時生效?

答:

有關提交核心職能主管的資料及組織架構圖的措施已於2017年4月18日生效。現非負責人員的整體管理監督職能及主要業務職能的核心職能主管須在2017年10月16日或之前向本會申請獲核准成為負責人員(請參閱通函的F部)。

B. “高級管理層”的涵義

問4:

哪些人士是持牌法團高級管理層的成員?

答:

證監會認為,持牌法團的高級管理層包括(除其他成員外)其(a)董事,(b)負責人員,及(c)核心職能主管。這些類別的職位不一定要分別由不同人士擔任。例如,某人可同時擔任法團的董事、負責人員及核心職能主管。

“董事”一詞在該條例附表1中被定義為包括“幕後董事,及身居董事職位的人(不論該人實際職銜為何)”。

問5:

為何證監會視非執行董事為持牌法團的高級管理層?

答:

持牌法團的董事會是法團內的最終決策單位。因此,證監會認為董事會的全體成員在管理持牌法團的業務方面扮演著重要角色,故他們應被視為高級管理層的一分子。

C. 核心職能主管

問6:

哪些人士應被視為持牌法團的核心職能主管?

答:

在決定某人是否某項特定核心職能的核心職能主管時,持牌法團應考慮該名人士在該法團內的資歷和職權。核心職能主管應擔任高級職務及擁有足夠權力,可在日常業務過程中作出決策和管理核心職能,以及應直接向法團的董事會或整體管理監督職能的核心職能主管匯報和負責(請參閱通函第9至10段)。

問7:

持牌法團能否委任多名人士擔任某項特定核心職能的核心職能主管?

答:

持牌法團可委任一名或多名人士擔任某項核心職能的主管,但所委任的人士應當擁有核心職能主管在資歷和職權方面所需具備的主要特質(請參閱通函第9至10段)。持牌法團的董事會有責任就權力的恰當轉授作出決定。就此,證監會期望持牌法團應採用經董事會批准的正式文件,當中清楚載列法團的管理架構,包括其高層管理人員的角色、責任、問責性及匯報途徑。凡持牌法團委任多於一名人士擔任某項特定核心職能的主管,董事會須確保上述文件載有每名核心職能主管的具體責任的詳細資料(請參閱通函第28段)。

問8:

若某持牌法團由一個內部的管理委員會管治,誰會被視為整體管理監督職能的核心職能主管?

答:

由內部管理委員會管治的持牌法團仍須委任一名人士(例如委員會主席)出任該法團的整體管理監督職能的核心職能主管。凡持牌法團委任多於一名人士擔任某項核心職能的主管時,董事會應在已獲其批准的正式文件中清楚列明每名核心職能主管的具體責任,並詳細說明如何分配該項職能的職責(請參閱問題7)。

問9:

核心職能主管能否向持牌法團的母公司或其他集團公司匯報?

答:

除了向持牌法團的董事會或其整體管理監督職能的核心職能主管匯報外,核心職能主管亦可同時根據集團的既定政策和程序直接向母公司及/或集團的高級管理人員匯報。

問10:

核心職能主管可否身處香港境外?

答:

核心職能主管可以身處香港境內或境外。不論屬於上述哪種情況,有關人士應恰當地對持牌法團負責。法團的董事會有責任為高級管理層(包括核心職能主管)就權力及責任的恰當轉授作出決定。

問11:

核心職能主管是否需為持牌法團的僱員?

答:

核心職能主管不必是持牌法團的僱員。但是,核心職能主管應在持牌法團中擔當掌權職位,並應恰當地對持牌法團負責。因此,若某外界人士在持牌法團中並非擔當掌權職位或僅向持牌法團提供外判服務,便不適宜委任該名人士為核心職能主管。

問12:

若將監察經已外判的核心職能的日常責任分配給一名職級相對較低的人士,該名人士可否擔任有關已外判職能的核心職能主管?

答:

在決定某人就特定核心職能而言是否為核心職能主管時,應考慮該名人士在公司的資歷,及其是否有足夠的權力作出決策和對有關已外判職能的履行負責(請參閱通函第9至10段)。

問13:

某人可否同時身為多於一家持牌法團的核心職能主管?

答:

在沒有出現利益衝突的前提下,同一人可獲委任為多家持牌法團的核心職能主管。核心職能主管可以為同一企業集團旗下或由同一控股股東擁有的多家持牌法團服務。

問14:

其中一項核心職能是“主要業務"。是否有任何財務指標以決定某項特定業務對持牌法團而言屬“主要"? 

答:

就本舉措而言,主要業務職能包括由一類或多類受規管活動所組成的業務(請參閱通函附錄1)。一項主要業務(特別是在新發展或正處於發展階段時)不一定會產生任何收益。若將全體主要業務的核心職能主管所負責的業務範圍綜合起來,應足以涵蓋持牌法團的所有受規管活動。

問15:

若持牌法團除從事受規管活動外,另有其他業務,它是否應就該其他業務委任核心職能主管?

答:

持牌法團無須就並不構成任何受規管活動的業務委任核心職能主管。儘管如此,持牌法團應將所有業務(包括不屬於受規管活動的業務)納入送交證監會存檔的組織架構圖內

問16:

若持牌法團的內部法律顧問職能和合規職能分別由兩名不同的人士負責,該兩名人士是否均會被視為核心職能主管?

答:

就本舉措而言,只有合規職能屬於核心職能的範圍之內(請參閱通函附錄1),而內部法律顧問職能則不屬於有關範圍。因此,合規主管將會被視為核心職能主管,而法律主管則不會被視為核心職能主管。若一名內部法律顧問亦同時兼任合規職能的核心職能主管,本舉措的焦點應放在該名人士的合規職能的角色上(而非其法律顧問角色)。

問17:

若核心職能並不構成受規管活動(例如財務與會計、資訊科技),有關的核心職能主管是否仍需獲得證監會批准?決定屬非持牌人或牌照申請人的核心職能主管是否為合適人選的準則是甚麼?

答:

證監會不擬施加任何監管批准規定,以評估個別屬非持牌人或牌照申請人的核心職能主管的適當人選資格。然而,如《適當人選的指引》第6.1.2(a)段所載,除有關履行受規管活動的能力外(除非該等規定對他們適用),若法團的非執行董事、主要人員(例如經理、高級人員、董事、最高行政人員)、大股東或其他控制人未能符合《適當人選的指引》,證監會多數不會信納該法團為獲發牌的適當人選。

就勝任能力而言,《勝任能力的指引》附錄A就證監會在評核申請牌照的某法團是否具備勝任能力時將會考慮的事項,提供指引。特別是,附錄A第II(a)部是關於聘用合資格的人員,包括但不限於所有持牌個人、風險經理、合規主任、內部核數師、資訊科技經理、交收主管及會計人員(如適用),並述明所有前線及後勤主管人員應具備不少於三年的相關經驗及適當資歷。

問18:

《持續培訓的指引》內的培訓規定是否適用於屬非持牌人的核心職能主管?

答:

儘管《持續培訓的指引》並不適用於屬非持牌人的核心職能主管,但《適用於證監會持牌人或註冊人的管理、監督及內部監控指引》(《內部監控指引》)第III節載有關於持牌法團及其管理層應有的人事及培訓的指引。除其他事項外,管理層應確保職員獲提供充分的入職及持續培訓,以配合職員執行特定職責。公司的培訓計劃應確保職員通過在職培訓或在適當情況下,通過循序漸進課程,擁有或獲得適當而實用的經驗。

D. 高級管理層應有的操守標準

問19:

有哪些操守標準是適用於高級管理層(包括核心職能主管)?

答:

證監會發出的多份守則和指引,為高級管理人員(包括核心職能主管)應有的操守提供有用的參考資料,不論他們是否持牌人。以下的一些例子是關於持牌法團的高級管理層應達到的操守水平:

(a)     《證券及期貨事務監察委員會持牌人或註冊人操守準則》(《操守準則》)第9項
         一般原則表明,持牌法團的高級管理層應承擔的首要責任,是確保法團能夠維持
         適當的操守標準及遵守恰當的程序。

(b)     《操守準則》第14.1段進一步指明,持牌法團的高級管理層應:

         (i)      適當地管理與法團的業務有關的風險,包括定期評核其風險管理程序;

         (ii)     了解有關法團的業務性質、其內部監控程序及風險承擔政策;及

         (iii)    明白本身的權力及責任範圍。

(c)     《內部監控指引》表明,持牌法團的高層管理人員,包括董事、行政總裁、
         董事總經理或其他負責運作管理的高層人員(視乎情況而定),須對法團所
         執行的內部監控制度的完善程度和效用負上最終的責任。《內部監控指引》
         亦就若干重要範疇,包括資料管理、監察事宜、審計和有關的覆核、運作監
         控及風險管理,提供特定的監控指引。例如,負責管理資訊科技職能的核心
         職能主管,或會認為參閱《內部監控指引》第IV部(“資料管理"一節)能對
         他們有所幫助,當中所載的特定監控指引,是關於制訂政策及程序,以確保
         所有與持牌法團業務運作有關的資料,包括以文件及電子方式存儲的數據都
         是完整、連貫、保密、齊備、可靠和詳盡的。

(d)    《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集的指引》詳細載列對合規及監控職能的期望,
         這與負責管理打擊洗錢及恐怖分子資金籌集職能的核心職能主管尤其相關。

E. 高級管理層的法律責任

問20:

持牌法團的高級管理層負有哪些法律責任?

答:

根據該條例第IX部,如某受規管人士犯失當行為或曾在任何時間犯失當行為,或被認為並非擔任或留任同一類受規管人士的適當人選,則證監會可行使紀律懲處權,制裁該名人士。“受規管人士”一詞指屬或曾在有關時間屬以下任何類別人士的人:
(a)     持牌人;
(b)     持牌法團的負責人員;或
(c)     參與持牌法團的業務的管理的人(不論該名人士是否持牌人)。

持牌法團的高級管理層的所有成員(即使並非持牌人)因參與持牌法團的業務的管理,故此均屬受規管人士。

如某持牌法團因作出某行為,而犯失當行為或曾在任何時間犯失當行為,而該行為是在參與該持牌法團的業務的管理的人的同意或縱容下發生,或是可歸因於該名人士的怠忽的,則該名人士亦犯失當行為(請參閱該條例第193(2)條)。

此外,為考慮採取紀律行動,證監會在斷定某受規管人士(包括參與持牌法團的管理的人)是否適當人選時,除其他事宜外,亦可考慮該名人士現時或過往的行為(請參閱該條例第194(3)及第129條)。舉例而言,如某核心職能主管未能確保持牌法團遵守證監會發表的守則或指引,或會令人質疑該核心職能主管是否適當人選。

問21:

有沒有任何情況可能會導致高級管理層遭受刑事檢控?

答:

證監會根據該條例第IX部可向某受規管人士施加的紀律制裁是向其追究民事而非刑事的法律責任。然而,凡任何法團(不一定是持牌法團)被裁定犯該條例所訂罪行,而該罪行是在該法團的任何高級人員的同意或縱容下犯的,或是可歸因於該名人士罔顧實情或罔顧後果的,則證監會可尋求向該名人士追究刑事法律責任(請參閱該條例第390條)。“高級人員”包括該法團的董事、經理或秘書,或其他參與該法團的管理的人(請參閱該條例附表1)。

問22:

證監會是否會以其《紀律處分罰款指引》作為對核心職能主管採取紀律處分的準則?證監會是否會就其對核心職能主管採取紀律處分時,將如何運用其紀律懲處權提供任何額外指引?

答:

證監會發表的《紀律處分罰款指引》適用於所有受規管人士(包括核心職能主管),不論他們是否持牌人。該指引說明證監會將會以何種方式履行向受規管人士施加罰款的職能。證監會獲賦權向受規管人士施加的其他制裁為撤銷或暫時吊銷牌照(如受規管人士為持牌人)、撤銷或暫時撤銷就成為負責人員而給予的核准(如受規管人士為負責人員)、禁止受規管人士申請牌照或註冊成為負責人員、主管人員或有關人士,及對他們作出譴責。

問23:

證監會在考慮採取紀律行動時,如何決定某人需承擔何種程度的責任?

答:

在決定責任歸於何人,及高級管理層中某成員需承擔何種程度的責任時,將須顧及到該名人士在特定的業務及營運上的表面或實際的權力,其在有關持牌法團所負責的職務、可能履行的監督職責,以及其對該法團或受其監督人士未能遵守《操守準則》一事的控制或知情程度(請參閱《操守準則》第1.3段)。

問24:

證監會是否會向身處香港境外的人士採取紀律處分?

答:

該條例第IX部訂明的紀律懲處權適用於該條例所界定的所有受規管人士。該紀律懲處權不會因受規管人士身處香港境內或境外而有所分別。

問25:

若進行調查,該條例第378條下的保密責任會否令相關核心職能主管無法獲傳達/通知任何消息(不論他們隸屬哪一家實體)?

答:

即使核心職能主管制度實施後,保密責任仍會維持不變。相關人士應繼續遵守該條例第378條下適用於他們的保密責任。請參閱載於證監會網站的資料(https://www.sfc.hk/web/TC/regulatory-functions/enforcement/secrecy-provision.html)。如證監會網站所載,就法團而言,可推定證監會將同意向法團的董事局及控股公司作出通知。在其他情況下作出披露須獲得證監會同意。

問26:

核心職能主管制度有否為高級管理層帶來任何額外法律責任?

答:

核心職能主管制度該條例的現行條文,以及證監會根據該條例訂立的附屬法例和發表的守則及指引是一致的,沒有向持牌法團的高級管理層(包括核心職能主管)施加任何額外法律責任。

F. 與負責人員制度趨於一致

問27:

是否所有核心職能主管均須獲核准成為負責人員?

答:

一般而言,證監會期望負責(a)整體管理監督職能及(b)主要業務職能的核心職能主管應尋求證監會核准其成為負責人員。因為在大多數情況下,負責這兩項職能的核心職能主管都會積極參與或直接負責監管持牌法團的受規管活動。

如持牌法團內負責整體管理監督職能的核心職能主管罕有地並無積極參與或直接負責監管受規管活動,該名人士無須成為負責人員。這情況可能出現於一些持牌信貸評級機構,它們的業務職能(由行政總裁負責)與評級職能(由評級分析員負責)之間有清晰的責任區分。在此情況下,證監會預期有關的核心職能主管可能是與負責監督持牌法團的受規管活動的另一名或其他多名核心職能主管共同負責整體管理監督職能。持牌法團可委任多於一名人士作為負責整體管理監督職能的核心職能主管(請參閱問題7)。

問28:

將會負責整體管理監督職能的持牌法團新行政總裁是否需要先獲核准為負責人員,才可出任該職務?

答:

新行政總裁於獲委任前,無須先成為負責人員。然而,持牌法團應向證監會清楚表明新行政總裁將會申請成為負責人員。

問29:

若某行政總裁沒有進行受規管活動的直接經驗,這名人士能否成為負責人員?

答:

在考慮現任或將出任整體管理監督職能的核心職能主管的負責人員申請時,證監會會就申請人能否通過《勝任能力的指引》內所載的行業經驗要求而對申請人在業界的整體工作資歷、擬進行的活動,以及持牌法團可運用的資源(包括系統及專業知識)等事宜作出全面評核。

如申請人已長時間擔任高級職位管理某個監控或營運職能(例如風險管理、合規、財務或營運監控),即使該名人士沒有進行或直接監督受規管活動的經驗,亦可能獲核准成為負責人員,惟須受適當的發牌條件所規限。一般在這種情況下,可能施加的發牌條件會規定該名人士應與另一名完全勝任的負責人員共同行事。當積累了足夠的受規管活動經驗後,該名人士可根據該條例第134(1)條申請寛免遵守該項發牌條件。

證監會將會根據具體事實考慮每宗要求成為負責人員的申請或要求寛免的申請。

問30:

負責整體管理監督職能的核心職能主管是否需要就持牌法團獲發牌進行的所有受規管活動獲核准為負責人員?

答:

這視乎負責整體管理監督職能的核心職能主管實際上有否監督持牌法團的全部或若干受規管活動的營運而定。一般而言,證監會期望負責整體管理監督職能的核心職能主管成為其所監督的受規管活動的負責人員。

問31:

證監會是否容許負責整體管理監督職能或主要業務職能的海外核心職能主管成為負責人員?

答:

核心職能主管可以身處香港境內或境外。與其他駐於香港境外的負責人員一樣,證監會將會考慮對這些人士的牌照施加適當條件,例如要求該名人士與另一名完全勝任及駐於香港的負責人員共同行事。

問32:

關於證監會期望若干核心職能主管應成為負責人員一事,會否在這方面給予任何寬限期?

答:

證監會明白,部分持牌法團或會由於此項舉措而需要時間檢視其現時的管理架構,以及替其部分管理人員申請成為負責人員。

證監會一般期望,現非負責人員的整體管理監督職能及主要業務職能的核心職能主管會在2017年10月16日或之前(即自生效日期起計六個月內)向證監會申請獲核准成為負責人員。請同時參閱問題3。

問33:

在哪些情況下,可獲豁免而無須通過本地監管架構的認可考試?

答:

正如《勝任能力的指引》所詳述,證監會可根據該指引的附錄E第II部分第6段,豁免符合以下條件的個人申請人,容許其無須通過本地監管架構的認可考試:

(a)  具備充足的行業經驗;
(b)  正在擔當相當高級的管理層角色;及
(c)  獲其他人員提供監管支援,而持牌法團亦已設有適當的監控系統。

問34:

若某金融集團的地區行政總裁及本地行政總裁均身處香港,二人當中應委任哪位擔任負責整體管理監督職能的核心職能主管?

答:

這視乎該兩名人士的角色及責任而定。若他們其中一人負責日常監督集團內任何持牌法團的整體運作,該名人士便會被視為負責整體管理監督職能的核心職能主管,及應成為負責人員。如他們均負責該項職能,則兩人都應被視為核心職能主管。

問35:

證監會是否期望持牌法團會把其現時並非負責整體管理監督職能或主要業務職能的核心職能主管的負責人員的地位,調低至持牌代表的級別?

答:

除負責整體管理監督職能及主要業務職能的核心職能主管外,持牌法團可建議委任具有充分權限的任何其他人士作為負責人員,以監督其受規管活動。持牌法團須最少有兩名負責人員,以監督其獲發牌進行的每項受規管活動。

G. 提交資料

問36:

應由誰人向證監會提交核心職能主管的資料?

答:

持牌法團(而非核心職能主管)須負責向證監會提交核心職能主管的資料。所有核心職能主管的委任均應獲得持牌法團的董事會批准,而董事會應確保持牌法團的每名核心職能主管已同意接受其獲委任為核心職能主管,及需主要負責的特定核心職能。

問37:

持牌法團是否需要就核心職能主管的臨時署任安排(例如暫代另一名由於患病或缺席而未能履行其職能的核心職能主管,或暫時填補某個有待委任長期人選的職位)提交資料?

答:

若核心職能主管的臨時署任安排預期不會維持超過數個月,並且預計不會長期持續的話,持牌法團便無須將該項安排通知證監會。然而,如果臨時委任變成長期委任,則持牌法團應於七個營業日內將有關更改通知證監會。

問38:

持牌法團提交的組織架構圖內應包括甚麼內容? 

答:

向證監會提交的組織架構圖內應描述:

(a)     持牌法團的企業體系以及其業務和營運單位;

(b)     持牌法團的所有核心職能主管職位、他們的匯報對象的職銜,以及就持牌法團
         的營運直接向該等核心職能主管匯報的人士的職銜。

問39:

持牌法團應否於每當出現人事變動時提交更新的組織架構圖?

答:

持牌法團應於其聘用的任何核心職能主管的身分或核心職能主管的匯報對象的職銜有變時,提交更新的組織架構圖,但如果只是向核心職能主管作出匯報的人員有變,則無須提交更新的組織架構圖。

問40:

核心職能主管的資料會否於持牌人及註冊機構的公眾紀錄冊內顯示?

答:

〈公眾紀錄冊〉內所顯示的資料種類將不會改變。如《證券及期貨(發牌及註冊)(資料)規則》附表4內所載,〈公眾紀錄冊〉內會載列持牌代表及負責人員的姓名。持牌法團的組織架構圖及核心職能主管資料將不會於〈公眾紀錄冊〉內顯示。

問41:

向證監會提交周年申報表或通知證監會外部董事職務或其他業務權益的規定,是否適用於所有核心職能主管?

答:

只有身為持牌人的核心職能主管須遵守該等規定。

H. 註冊機構

問42:

核心職能主管制度是否適用於註冊機構?

答:

通函所載的核心職能主管制度只適用於根據《證券及期貨條例》第116(1)條獲發牌的法團及根據該條文申請牌照的法團。

至於註冊機構,香港金融管理局(金管局)在2017年10月16日發出題為“註冊機構的管理層問責性”的通函,要求註冊機構須將其最新的管理架構資料及組織架構圖發送至RI_management_info@hkma.iclnet.hk予金管局及mpra@sfc.iclnet.hk予證監會。註冊機構應該自2018年3月16日起且不遲於2018年4月16日,提交所需的資料。詳情請參閱金管局的通函、相關的金管局常見問題表格

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